档案管理制度

时间:2023-07-07 12:10:16 制度 我要投稿

档案管理制度[推荐]

  在日新月异的现代社会中,越来越多人会去使用制度,制度是国家法律、法令、政策的具体化,是人们行动的准则和依据。那么相关的制度到底是怎么制定的呢?以下是小编整理的档案管理制度,欢迎阅读,希望大家能够喜欢。

档案管理制度[推荐]

  档案管理制度 篇1

  1、档案资料实行一专业一柜管理制度,各专业要按照新标准认真做好本专业安全质量标准化各类软件资料的归档管理工作。

  2、软件资料归档要按照新标准所列项目分项归档,如果一个档案盒放不下的可按序号放下一个档案盒,依次类推。

  3、每个档案盒内要有本盒内所有内容汇总记录,放在盒内第一页。

  4、每个档案柜内要有柜内所存内容汇总记录,放在本档案柜的第一层。

  5、档案柜及档案盒要保持清洁、整齐、有序,有关人员借阅资料,必须登记并负责收回,出现资料丢失,要对软件负责人进行严肃处理。

  6、档案管理工作必须认真细致、条目清晰、一目了然,对不负责任的`有关责任人要进行严肃处理。

  7、安全质量标准化办公室每周要对各专业的软件资料的归档管理进行系统检查验收,对照标准缺项、不完善和需要更新的软件资料及时的督促各专业补全、完善和更新。

  档案管理制度 篇2

  一、《中老年健康调查表》表格的使用和管理:

  1、此表格用于与顾客初次接触,为掌握顾客基本信息使用。

  2、此表格仅供满意代表或销售主管收集顾客资源时使用。

  3、满意代表要求顾客填写基本信息时,以“爱心之路”普查的的名义切入。

  4、此表格的内容需引导顾客填写齐全(或满意代表代顾客填写),保证信息真实。

  5、此表格的右上角,满意代表必须签上名字,代表该顾客档案为自己收集

  6、此表格填写完毕,满意代表将表格全部交到销售经理。

  7、销售经理根据表格情况,将顾客档案合理分配给满意代表对顾客进行下一步跟踪拜访。

  8、档案分配原则:

  谁收集的档案归谁(此条优先)

  按地域就近分配

  将一部分分配给新员工

  根据销售能力、工作量、服务效率等因素分配

  其他分配原则由销售经理把握

  9、满意代表将顾客名单所涉及的顾客信息,用笔记本做好记录,便于开展工作。

  10、销售经理统一将表格交到公司客服部门经理保存,作为档案封存。

  11、封存的表格,公司任何人不得随意索取查阅,必须经过公司总经理批准同意。

  12、此表格由公司统一安排印刷,不经公司同意,严禁复印。

  二、《顾客档案表》表格的使用和管理:

  1、此表格用于参加过公司统一组织的联谊会、旅游、餐饮等销售活动的顾客(包括购买产品顾客和未购买产品顾客),作为公司重要的顾客资源,进行存档。。

  2、满意代表根据顾客填写的《“爱心之路”老人生活状况大普查》相关内容,和活动现场顾客的反馈信息,填写本表。

  3、满意代表必须于顾客参加活动的当日即完成本表格的`填写。

  4、本表格填写,必须将表格所列的内容填写完整、清晰。

  5、表格填写完毕后,最迟于次日统一交至销售经理。

  6、由销售经理汇总《顾客档案表》,交至顾服主管医生保存。

  7、《顾客档案表》的回访原则:

  满意代表:

  购买顾客须在《顾客档案表》制成后3日内第一次回访,指导顾客服用产品。

  购买顾客须在《顾客档案表》制成后30日内第二次回访,询问顾客意见。

  购买顾客必须在《顾客档案表》制成后60日内第三次回访,了解服用效果。

  购买顾客的其他回访计划,由满意代表自己安排,或由销售经理安排。

  未购买顾客需在《顾客档案表》制成后3日内第一次回访,密切与顾客联系。

  未购买顾客需在《顾客档案表》制成后15日内第二次回访,介绍产品服务。

  未购买顾客其他回访计划,根据活动计划由满意代表或销售经理安排。

  满意代表的方式以电话访问结合上门访问的方式进行。

  顾服主管医生:

  购买顾客在《顾客档案表》制成后15日、30日、60日内开展三次回访,专业指导顾客服用产品,了解服用效果,排除顾客异议。

  未购买顾客《顾客档案表》制成后,视满意代表或销售经理要求,进行回访。

  顾服主管医生的回访方式以电话访问为主,必要时需上门访问。

  8、顾服主管医生根据回访计划,每日指导、督察满意代表的回访情况。

  9、满意代表回访时,从顾服主管医生处调用《顾客档案表》,每次回访结束,必须在〈〈顾客档案表〉〉上详细记录回访情况,并于当日归还给顾服主管医生。

  10、满意代表和顾服主管医生必须妥善保管〈〈顾客档案表〉〉,凡发生丢失、破坏、缺少等现象,公司将给予50—500元不等的处罚,且当事人必须立即进行补充。〈〈顾客档案表〉〉严禁任何人外传。除用于回访之外,任何人需要查阅、调用,必须由总经理签字确认同意。

  11、公司或销售部门经常组织有顾服主管医生、销售经理、主管共同参加的顾客服务专题会议,沟通顾客信息,研讨顾服事宜。

  12、任何岗位的员工离职时,必须把自己掌握的顾客档案表全部上交顾服主管医生或销售经理,全部档案交齐后,该员工方能离职。

  13、本表格禁止向顾客展示,由公司统一安排印刷,不经公司同意,严禁复印。

  本制度自20xx年X月X日起执行。

  档案管理制度 篇3

  1、设备档案室是煤矿档案信息和档案数据处理中心,任何无关人员严禁入内。须经本室工作人员同意方可入内,在工作过程中有本室工作人员在场。

  2、档案管理人员要严格按照规范的操作程序进行资料的维护。

  3、不得擅自挪用、外借档案室内任何设备资料。

  4、设备档案室管理人员应定期清扫以保持清洁;要有安全防范意识,做好防火、防盗等工作。

  档案管理制度 篇4

  一、严格执行党和国家的保密、安全制度,确保档案和案卷机密安全。

  二、各部室应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行清交手续。

  三、各部室应明确规定档案责任人,档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和利用负全责。

  四、各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。

  五、各工程项目立项、国土、规划、设计、监理、质监及技术等图纸文字技术资料、质量资料由投资发展部负责归档。

  六、各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档,副本原件由办公室归档,其他部门备份存档并由信息中心实行电脑化管理。

  七、各招商引资贷款项目申报资料、征地、拆迁批复、国土规划等技术、图纸分别由投资发展部、城建资产部、项目技术部、市场营销部等业务部门按业务分工负责归档。

  八、归档资料必须符合下列要求:

  ①文件材料齐全完整;

  ②根据档案内容合并整理、立卷;

  ③根据档案内容的`历史关系,区别保存价值、分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

  九、档案资料借阅需履行登记、签字手续,重要资料借阅需先请示分管领导。

  十、由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定的酌情处置。

  十一、加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

  档案管理制度 篇5

  一、目的

  为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理,有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整,防止材料损坏,便于高效、有序的利用档案资料,特制定本管理办法。

  二、档案管理内容

  1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

  2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。

  3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

  4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系,死亡等情形。

  三、档案相关规定

  1、基础管理

  1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

  1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查,如有虚假,可不予录用和解聘处理。

  1.3对人事档案按入职时间分类归档,按在职人员、离职人员进行整理,并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二),并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号,人事档案原则上是永久保存。

  1.4当在职员工的'基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等),应及时将相关资料复印件交人力资源部归档,原件当场查验。

  1.5调动和录用入公司的员工,应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前,对调入或新建立的档案都应登记。

  1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性,归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的,应在盖章、签字后归档。

  1.7员工离职档案每月清查,另外存档,档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗8年止)。

  1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

  1.9档案应分类编号存放,一个员工一个编号,防止重名重姓员工档案交叉,制电子目录,以便查阅。

  2、档案的查、借阅

  2.1档案分为保密与非保密,保密档案禁止查阅,只能在档案室阅览,不得外借;非保密级档案因工作需要查、借阅,须填写《查、借阅人事档案单》(附件三),经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

  2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案,下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

  2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

  2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部(除特殊情况可延长),对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

  2.5人力资源部做好查、借阅登记,并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件三)。

  3、查、借阅档案注意事项

  3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

  3.2不得擅自复印、拍摄档案内容,如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

  3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容,违反者视情节严重,予以惩处。

  4、档案的销毁

  4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

  4.2某些档案到了销毁期时,由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》(附表五),经行政人力资源部经理批准后销毁。

  4.3经批准销毁的人事档案,人力资源部须认真核对,将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档,登记表永久保存。

  四、制定、修订、废除与实施

  本管理办法经行政人力资源部经理批准后,由人力资源部实施,修订和废止亦同。

  档案管理制度 篇6

  1、目的和范围

  1.1目的为便于电梯的维护保养,分析电梯故障原因,及时消除电梯事故隐患,了解电梯日常管理的'进展情况。

  1.2范围规定对电梯所涉有关资料存档、保管、借用等方面的要求。

  2、职责

  电梯安全管理人员负责电梯档案的收集、管理工作,单位档案室负责电梯档案的存档、保管工作。

  3、技术档案管理制度

  3.1电梯技术档案的种类:

  a、电梯随机出厂文件(包括产品出厂合格证、安装使用维护保养说明书、电梯主要部件型式试验报告书、装箱单、机房井道布置图、电气原理图接线图、电梯功能表、主要部件安装示意图、易损件目录);

  b、电梯开工申报单;

  c、电梯安装施工记录;

  d、竣工验收报告;

  e、特种设备检验检测机构电梯验收报告和定期检验报告;

  f、日常检查、维护保养记录,大修、改造记录及检验报告;

  g、运行情况记录和交接班记录;

  h、事故及故障记录;

  i、电梯作业人员培训记录;

  j、同意注册的登记表。

  3.2电梯日常安全管理人员及档案管理人员应认真贯彻国家档案工作的方针、政策,做好档案、资料的接收、登记、整理、保管、借阅等事宜,为电梯的安全运行提供准确的信息资料。

  3.3电梯安全管理人员应监督电梯作业人员作好各种记录,及时将各种记录移送档案部门保管。

  3.4电梯安全管理人员每月应将各种记录送交档案管理部门保管。

  3.5有关人员部门需借用电梯资料的应经电梯安全管理人员同意签署意见后向档案管理部门借阅,并按规定作好借阅登记手续,按时归还借阅资料。

  3.6电梯的各种资料应按年度由档案管理部门装订成册。

  3.7电梯相关资料的销毁应经电梯安全管理人员的允许才可进行。

  档案管理制度 篇7

  1、项目部配置档案信息员,由工程管理部技术员兼任,负责工程档案、信息的'收集和整理工作。

  2、档案信息员必需收集各部门需要归档的资料,依照档案管理相关文件要求审查收集的资料是否符合文件要求,对不符合者退回整改处理。

  3、档案信息员对收集来的资料依照档案管理相关文件要求进行整理,收集整理工程竣工资料,在项目总工领导下完成竣工资料移交工作。

  4、档案信息员负责做好对内信息传达工作,并将内部反馈看法适时上达。

  5、档案信息员负责做好对外信息发布工作,对本单位适时报送《工程简报》《工程周报》《质量月报》《安全月报》等报表,对业主项目部、监理项目部适时报送《工程月报》《日报》等报表。

  6、适时联系各物资供货单位,按规定要求审查各单位供应物资质量保证文件,对不合格文件适时退回,并要求供应合格文件。

  档案管理制度 篇8

  一、设置专门的档案室,安装防盗设备、配备灭火器材,标示严禁烟火标志。

  二、配置合格的档案箱、柜;钥匙专人保管。无关人员不得进入档案室。

  三、建立健全档案登记、传阅、归档、借阅等制度,防止档案丢失、泄密。

  四、档案要由政治上可靠的专人保管;档案管理人员要自觉遵守保密纪律,档案内容不外传。严禁任何人私自保管档案。

  五、报废的、过期的档案材料及档案工作中形成的不需进档的草稿纸,要进行登记,经主管领导审批,送往有关地点监督销毁,确保保密安全。

  六、采取有效措施,防止档案人为的'、自然的损坏。

  档案管理制度 篇9

  一、为规范公共场所卫生档案管理,增强公共场所卫生档案的实用性和有效性,特制定本制度。

  二、归档范围

  公共场所从业人员的健康状况、卫生知识培训情况、各项卫生设施的图纸、文字等材料、卫生许可相关资料、卫生自查记录、监管部门的监督监测资料等具有参考价值的文件资料。

  三、公共场所的卫生档案管理由卫生档案管理员负责。

  四、卫生档案管理员的职责:保证公共场所各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

  五、资料的收集与整理

  1、公共场所的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公共场所卫生档案资料归档期。

  2、在卫生档案资料归档期,由卫生档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

  3、凡应该及时归档的资料,由卫生档案管理员负责及时归档。

  4、各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入卫生档案室。

  5、卫生档案管理员实施卫生档案归档整理。

  六、卫生档案的借阅

  1、总经理、副总经理、办公室主任借阅非密级卫生档案可直接通过卫生档案管理员办理借阅手续。

  2、因工作需要,公共场所的'其他人员需借阅非密级卫生档案时,由部门经理办理《借阅卫生档案申请表》送总经理办公室主任核批。

  3、公共场所卫生档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级卫生档案禁止调阅,机密级卫生档案只能在卫生档案室阅览,不准外借;秘密级卫生档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级卫生档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。

  4、卫生档案借阅者必须做到:

  ①爱护卫生档案,保持整洁,严禁涂改。

  ②注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

  七、卫生档案的销毁

  1、公共场所任何个人或部门非经允许不得销毁公共场所卫生档案资料。

  2、当某些卫生档案到了销毁期时,由卫生档案管理员填写《公共场所卫生档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

  3、凡属于密级的卫生档案资料必须由总经理批准方可销毁。

  4、经批准销毁的公共场所卫生档案,卫生档案管理员须认真核对,将批准的《公共场所卫生档案资料销毁审批表》和将要销毁的卫生档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

  5、在销毁公共场所卫生档案资料时,必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁。

  档案管理制度 篇10

  第一章总则

  第一条为了使档案人员的教育培训工作规范化、制度化,保证教育培训的质量,提高档案人员的素质,推进我省档案事业的发展,根据《中华人民共和国档案法》第二章第九条和《辽宁省档案条例》第二章第十一条的规定,结合我省档案教育培训工作实际,制定本办法。

  第二条本办法适用于我省行政区域内的国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织及个人。法律、行政另有规定的除外。

  第三条本办法所称档案人员教育培训,指的是由市(地级市)以上档案行政管理部门或由省直各业务主管部门经与省档案行政管理部门协商进行的、档案人员参加的各种形式的档案专业知识的教学组织与管理工作。

  第四条本办法所称档案专业兼职教师,是指在省内各级档案局(馆)及机关、企业、事业档案部门中,在完成本职工作任务的同时,能够胜任档案专业培训教学任务的在职人员。

  第五条本办法所称档案专业教育培训证书,是指由市级以上档案行政管理部门颁发的,证明持证人参加了档案专业培训、成绩合格的有效凭证。

  第六条国家机关、社会团体、企业、事业单位和其他组织的领导,应支持和保证本单位的档案人员参加培训,以提高专业素质,适应档案工作的要求。

  第二章档案人员教育培训的分类及内容

  第七条档案人员教育培训可以分为岗位资格培训、继续教育培训和专题培训。岗位资格培训指新从事档案专业工作人员的档案专业基础理论、技能的学习和训练。根据工作岗位的不同,岗位资格培训可以分为档案工作领导岗位资格培训和档案管理岗位资格培训。

  继续教育培训是指已取得档案专业技术职务人员的知识更新补充、拓宽深化和能力提高的培训。根据专业职务的层次不同,继续教育培训可以分高、中级和初级专业技术职务培训。

  专题培训指根据档案业务工作的需要,就某一内容进行的学习、训练等。

  第八条从事档案专业工作的人员在调人档案专业岗位前或当年内,应参加市以上档案行政管理部门举办的档案人员岗位培训班的学习;市、县(区)档案部门新到任的领导应参加省级档案教育培训机构举办的领导干部培训班的`学习;具有专业技术职务的同志,在任职期间应参加市级以上档案行政管理部门举办的继续教育培训班的学习。

  第九条岗位资格培训内容由档案法规、档案人员职业道德和档案学基础学科等部分组成;继续教育培训内容由档案学理论深化及相关科目的学习、档案工作实践新问题探讨及现代知识技能的训练等部分组成;专题培训内容是就档案工作中的新要求、新规定进行的学习训练。

  第三章档案人员教育培训工作的管理

  第十条档案人员教育培训工作由省、市档案行政管理部门中负责专业教育培训的机构主管,其主要职责是对专业教育工作进行规划、协调、组织、审批、评估等。

  第十一条举办培训班的单位,在开班前一个月,应向上一级档案行政管理部门中主管专业教育培训的机构报告备案(附表)。

  第十二条档案教育培训班采用的教材应是省内统编教材,或由省档案局教育培训机构指定的教材。

  第十三条在档案教育培训班中承担授课任务的教师,除在校任教的档案专业教师以外,都应当持有省或市档案行政管理部门颁发的档案专业兼职教师资格证书。

  第十四条举办档案教育培训班的单位要为培训班创造良好的教学环境,建立健全班级组织和各项规章制度,进行严格、规范的教学、教务管理。

  第十五条档案教育培训班在结业时,要对学员进行考试或考核,岗位资格培训班基础学科的试题,应由省档案局所建的题库中选出,其中一门学科由省档案局主考。

  凡考试或考核合格者方可结业。

  第四章档案教育培训证书的管理

  第十六条档案教育培训证书分为档案人员岗位资格证书(含档案工作领导岗位资格证书和档案管理岗位资格证书)。继续教育证书、专题班学习证明。

  第十七条普通大中专院校(合成人教育)档案专业的毕业生,到档案工作岗位后,可持毕业证书,办理档案人员岗位资格证书。

  第十八条档案教育培训证书分别有以下作用:

  岗位资格证书:

  表明持证人的专业知识水平符合所在岗位的知识规范要求,从而具备从事档案工作的资格;

  在晋升初级档案专业技术职务时,作为申报的必备条件之一;

  是档案人员领取档案岗位保健津贴的凭证;

  在档案定升级目标管理工作中作为考核单位档案人员业务素质的依据之一。

  继续教育证书:

  是考核专业技术人员业务素质,晋升高、中级专业技术职务的条件之一。

  第十九条档案教育培训证书自取得之日起,有效期为三年。到期由发证单位负责登记、审核、验印。在证书有效期内,档案人员工作单位如有变动,在档案工作岗位不变的情况下,证书继续有效。逾期不验印者,证书自行失效。

  第二十条档案人员岗位资格证书和继续教育证书由省档案行政管理部门统一制作、统一编号,由市以上档案行政管理部门中负责档案教育培训的机构管理发放。

  第五章档案教育培训的经费

  第二十一条各级档案行政管理部门举办档案人员教育培训班的经费,可向学员所在单位适当收费,不足部分,由档案行政管理部门给予补助,并实行专款专用。

  第六章档案教育培训工作的评估

  第二十二条省级档案教育培训机构每年要对三分之一的市级档案教育培训工作进行评估。评估内容和程序将依照每年教育工作要点制定,评估结果列入年度工作目标考核。

  第七章附则

  第二十三条本办法由辽宁省档案局负责解释。

  第二十四条本办法自1999年4月1日起施行。在此前辽宁省档案局颁发的有关档案教育培训的规定继续有效,有与本办法不一致的,以本办法为准。

  档案管理制度 篇11

  1.0主要内容及适用范围

  规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

  2.0档案的管理机构

  2.1文书结案后,原稿由公司办公室所辖档案室归档。

  2.2各经办部门或个人视实际需要,经有关领导批准后可留存影本。

  2.3档案室主要职责:

  2.3.1制定或参与制定档案工作的规章制度;

  2.3.2对企业其他部门文件材料的归档工作,进行指导和监督;

  2.3.3做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作;

  2.3.4做好永久性档案向有关档案机构的移交工作;

  2.3.5提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

  3.0档案的种类

  3.1法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。

  3.2企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

  3.3计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

  3.4总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

  3.5批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

  3.6凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

  3.7证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

  3.8汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的.文件资料和相关统计表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

  3.9劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

  3.10声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

  3.11题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

  3.12技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

  4.0档案管理的基本程序

  包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用,这九道工序是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。

  5.0档案的收集。

  就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档,即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料,由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

  5.1立卷归档的范围:凡属本标准第3条所函盖的文件资料,均应立卷归档。

  5.2立卷归档的时间

  5.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室立卷归楼。

  5.2.2对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务部门的文件,为方便日常工作,立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

  5.3立卷归档的要求

  5.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交档案室立卷归档。

  5.3.2移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份。

  5.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

  5.3.4立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。

  5.3.5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

  5.3.6立卷应以本部门形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

  5.3.7立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起。

  5.3.8立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

  5.3.9立卷归档后,发现需立卷的文件资料,可按立卷原则进行插卷。

  5.3.10文件组成案卷后,卷内文件应按照一定规律进行排列,系统地反映问题,做到查找方便。

  5.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。

  5.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

  6.0档案的借阅

  6.1档案主要供本企业利用,一般不外借。如情况特殊,外单位人员须持介绍信,并经公司领导批准,可查阅无密级档案。

  6.2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案,须经公司领导或原形成档案的部门领导批准,方可借阅。

  6.3档案的借阅者应负责档案的完整和完全,不得私自影印、复制、翻印,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。

  6.4对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。如有必要,给复制件加盖公章,以示复制不会有误。

  6.5必要时,档案室应对所提供档案出具证明,证明材料写好后应仔细校对和审查,加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载,而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

  6.6档案一般不得借出档案室。如有特殊情况,可以作短期外借,最多为十天,但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间,须办理续借手续。逾期不还者,档案管理员要及时催还。

  6.7借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿一切损失。

  7.0档案保密要求

  7.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心,加强保密意识,双方共同做好保密工作。

  7.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级他为绝密、机密、秘密三级。

  7.3有密级档案只许在档案室查阅,不许带离本室。有密级档案复制时,需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

  7.4有密级档案只限归档人使用,其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

  7.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密,对解密档案作一般档案管理,及时提供利用。

  7.6外来参观人员,统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

  7.7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密,应根据情节轻重,给予纪律处分,直到依法追究刑事责任。

  7.8企业在职工作人员调离本企业时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,并退还所借档案,档案室审查无误签字后,才能调离。档案管理员调离,应由办公室主任监督办理,档案交接之后,方能调离。

  8.0超期档案的销毁

  8.1对超过保存期限档案,由档案管理员登记造册,经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定,报分管副总批准后,按规定销毁。

  8.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

  8.3销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,严禁将销毁的文件作为它用,或作废纸出售。文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

  9.0档案的保管

  档案保管工作应做到四不:不散(不使档案分散),不乱(不使档案互相混乱),不丢(档案不丢失不泄密),不坏(不使档案遭到损坏)。同时,应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作,以提高档案的安全性,对破损档案应及时修补。

  档案管理制度 篇12

  一、目的

  为了确保公司档案的完整及安全,增强公司档案的实用性和有效性,便于科学管理与开发利用,特制定本管理制度。

  二、适用范围

  适用于公司档案资料的管理。

  三、管理职能

  (一)公司办公室负责公司档案管理工作,设置专门的档案室,负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。

  (二)档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作,具体职责如下:

  1、接收各部门上交的存档资料,做好收件登记;

  2、定期清理,主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料,补齐缺失的档案资料;

  3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷,分类规范存放;

  4、妥善保管档案资料,做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作;

  5、建立档案检索索引;

  6、按规定办理档案资料借阅和收回手续,并做好登记,保证档案资料安全无损;

  7、做好档案室的日常清理、清洁工作,保持档案室整洁有序;

  8、建立和维护电脑档案管理系统,实行数字化管理;

  9、遵守保密制度。

  (三)各部门管理职责

  1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料;

  2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档;

  3、妥善保管本部门借阅的档案资料,不得泄露、遗失和损坏。

  四、资料归档管理

  (一)归档资料范围

  1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文书、公示信息等资料;

  2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料;

  3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料;

  4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等;

  5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料;

  6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料;

  7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料;

  8、公司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料;

  9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料;

  10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料;

  11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料;

  12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案;

  13、公司取得的各种证书、证件、奖牌;

  14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料;

  15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、说明书等资料;

  16、公司组织开展各类活动形成的相关资料;

  17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料;

  18、其他具有保存价值的资料。

  (二)归档资料收集

  1、结合公司具体情况,财务档案由财务部管理,超过十年的可转入档案室;

  人事档案由人事管理部门管理;

  生产管理类、经营管理类档案,在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理;

  其他资料一律交由档案室统一管理,各部门应主动上交。

  2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的,经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章管理人员盖章时收集后及时交档案室;

  如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。

  3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档;

  4、公司有偿取得的资料,在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样,方可报销。部门如需使用,可从档案室借出或复印。

  5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档,否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。

  6、在档案资料归档期,公司内部使用的各类应存档资料,由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始资料,各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。

  (三)资料归档要求

  1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确,符合形成规律,保持文件之间的有机联系,便于查找利用。

  2、归档的文件资料应为原件,因故无原件的,可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档,文件资料归档后不得更改。

  3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档;

  具有永久长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档。

  4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

  (四)归档时间

  1、除公司订阅的报刊、杂志、图书资料和各部门日常工作中形成的报表、台账、记录等按年形成的资料外,其他应归档资料均须在取得或完整资料形成时即原件交档案室存档。

  2、报表、台账、记录等按年形成的文件资料,于次年二月份整理完整交公司档案室存档或由部门代为保管。

  3、报刊于次月初从各部门收回归档;

  杂志、图书资料于次年二月收回存档。

  4、工程项目建设资料在竣工验收后三个月内归档。

  (五)归档移交

  1、各部门的兼职档案管理人员(部门核算员)应检查本部门归档文件资料的齐全、完整与准确情况,整理完毕并编制移交清册,由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目的文件资料移交时应编写归档说明。

  2、档案管理部门接收时应全面检查归档文件资料的质量。

  3、交接双方应认真核对移交清册,并履行签字手续,移交清册各留一份以备查考。

  五、档案保管

  (一)收件登记

  1、档案室应建立收件登记簿,收到新归档资料时,须逐件分类登记,详细记录资料名称、交件日期、部门和交件人,以便追溯。

  2、档案管理人员收件后应按资料类别存放到相应地点,将资料名称和页码添加到案卷盒目录表,然后将资料名称和存放地点按类别登记到检索簿中,同时将资料全部信息登录入电脑档案管理系统。

  (二)档案分类

  1、公司档案一般按年度收集整理,按如下规则分类:

  A——股权类:公司股东会、董事会、监事会所有资料,包括公司章程、股东名册、董事名册、监事名册、股权变更资料、会议资料、决议、文件、记录等,按届次立卷。

  B——综合管理类:

  01——公司内部文书资料,包括公司下发的各种文件、通知、会议纪要、决议、决定、意见、简讯,公司制订的各类规划、计划、方案、决策、工作总结,公司组织开展各类活动形成的相关文字资料,党团工青妇资料等。按时间先后顺序立卷。

  02——管理制度,包括公司颁发的各类管理制度、规定规程、办法、标准手册、经济责任制、责任书等;

  按小类立卷。

  03——外联资料,包括公司对各级政府和职能部门上报的各种请示、申请、报告、汇报、说明、申报资料等材料,上级部门下发的`各种文件、通知、会议纪要、批复、政策法规信息、标准、信函、公示信息等,公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信等往来资料等。按小类立卷。

  04——统计资料,包括统计报表、台帐、分析报告等。按小类立卷。

  05——其他资料,不能归集到以上类别中的资料,可以暂空,以后有其他类别资料时添加类别编号。按时间先后顺序立卷。

  C——经营类01——合同,公司对外签订的各种合同、协议、约定。按时间先后顺序立卷。

  02——客户资料,包括市场调查报告、往来客户资料、客户评价、市场纠纷处理等资料。按时间先后顺序立卷。

  03——广告宣传资料,公司开展各项广告宣传推广活动形成的文字资料。按活动和时间先后顺序立卷。

  D——生产管理类01——安全环保资料,包括安全规范、安全环保评价验收资料、标准化材料、事故认定材料、培训教育记录、检查整改记录等资料。按小类立卷。

  02——质量计量资料,包括执行标准、检定资料、检验报告、计量码单、化验单、台帐等。按小类立卷。

  03——设备管理资料,包括操作规程、设备台帐、巡回检查记录、检查维修记录、大修计划、备品配件资料、易损件清单等。按小类立卷。

  04——生产记录资料,包括工艺流程,指标、操作记录、开停车记录、生产报表等。按产品立卷。

  E——技术类01——项目资料,包括可研报告、市场调研报告、研发报告、工艺包、实验记录、设计资料、立项资料、报建资料、变更资料等。按项目立卷。

  02——基建资料,包括设计图纸、预决算、施工纪录、施工报告、竣工验收资料、检验报告等。按建设项目立卷。

  03——设备资料,包括图纸、设计说明、技术规程、使用操作说明等。按使用部门和设备名称立卷。

  F——人事档案01——个人档案,记录人员的基本信息、教育经历、工作经历、家庭成员以及在本公司工作情况(入职离职手续、历年岗位、工资、考评、奖惩、劳动合同及其他情况等)。按个人立卷。

  02——工资结算资料,包括工资表和责任制结算资料。按月立卷。

  03——考勤考核资料,包括考勤表、考核表。按月立卷。

  04——招聘培训资料,包括人员需求申请、招聘计划、招聘简章、培训计划、记录、考试试卷、人员花名册、人员变动报表等。按小类立卷。

  05——社会保险资料,包括参保名册、增减申报表、核定单、缴费申请等。

  G——财务档案,包括财务凭证、帐簿、报表、投融资资料等。按财务规范立卷。

  H——证照类,包括公司获得的各种证件、证书、营业执照、牌匾、印信等。

  I——影像电子类,包括照片、录影带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

  J——图书类,包括公司订阅和购买的各种刊物、杂志、文献资料、图书、工具书、重要报刊等。

  2、档案资料分类后,方便集中装订的要建立卷宗,不宜集中装订的按类集中单体存放。为方便查找和实行数字化管理,统一按分类规则编号,编号规范如下:

  X-XX-XX-XX卷宗序号(同一类卷宗超过一本时的排序号)小类序号,用01、02、03……代表各小类二级分类编号,即分类规定中01、02、03…序号一级分类代码,即分类规定中A--J 3、无具体二级及以下分类规定的,由档案室自行分类编号,但必须将分类规则明确标注于检索簿上,以保持延续性和一致性。无须分类的可省略二级或小类编号。

  4、卷宗按年装订,年号和编号应标注于卷宗存放时封面可直视处,卷宗封面正面须注明卷宗类别文字说明;

  单体存放的档案资料应用标签将编号贴在资料表面可直视处,不宜贴标签的(如证照)在反面标注。

  5、档案资料按重要性可分为重要档案和普通档案;

  按保密要求可分为绝密、机密、秘密和一般档案;

  按保管期限可分为永久保存、长期保存和短期保存。整理时应根据情况分立卷宗,卷宗并在卷宗上予以注明。

  (三)档案保管

  1、所有卷宗资料应按类别分柜分区存放,整齐有序排列。存放柜应编号并标注存放类别。

  2、整理装订时,永久、长期保管的文件须去除金属装订物,文件装订结实、整齐、美观。

  3、卷宗封面标注和编号书写应规范,具有耐久性。

  4、卷宗内的资料应按序编号,表面应设卷内目录,以便查找。

  5、档案室要做好档案存放的空间布置,做到防火、防潮、防虫蛀、防霉变、防雨淋,保持室内清洁卫生。

  6、部门保管的档案资料也须按统一规则分类编号保管。

  7、重要和涉密档案应设专柜存放,以免遗失或泄露。

  六、档案的借阅和利用

  1、档案室应设置借阅登记簿,逐笔登记档案借阅记录,包括借阅日期、借阅资料名称、借阅用途、批准人、归还日期。借阅人借阅时须在登记簿上签字,如所借资料用于交上级部门,不能归还,借阅人应在登记簿上注明不能归还的原因。

  2、借阅档案资料应填写《档案借阅申请单》,经相关领导签字批准后方能借阅。批准权限如下:普通档案由借阅部门负责人签字认可,档案室主管部门负责人批准;

  重要档案由借阅部门负责人和分管副总签字认可,分管档案的副总批准,特别重要的须经总经理批准;

  涉密档案按《保密工作安全管理办法》规定权限批准。

  3、借出用于职能部门办事的档案,借出时间不得超过3天;

  在公司内使用的普通档案,借出时间不得超过1个月。因故需要继续使用,可以续借,须到档案室办理续借手续。逾期未还者,档案管理员负责催还。

  4、涉密档案原则上不外借,只能在档案室查阅。特殊情况下需要借出,当天必须归还。借出人必须严格遵守《保密工作安全管理办法》相关规定。

  5、档案归还时应在登记簿上注明归还日期。档案借出和归还记录均须在电脑档案管理系统中同时记录以备查。

  6、档案借阅者必须爱护档案,保持整洁、严禁涂改;

  注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、损坏、遗失;

  损坏者按重新备置费用赔偿,故意损毁者予以辞退。

  七、档案的销毁

  1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

  2、当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写《文件/纪录销毁呈报表》经批准后执行。档案销毁一律由总经理批准。

  3、经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的《文件/纪录销毁呈报表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档,登记表永久保存。

  4、在销毁公司档案资料时,由行政副总指定专人监督销毁。

  八、本制度自颁布之日起施行,原《档案管理制度》同时废止。

  档案管理制度 篇13

  职业卫生档案是职业病防治过程的真实记录和反映,也是行政执法部门行政执法的重要参考依据。为保护员工健康,加强职业健康监督管理,根据《职业病防治法》、《作业场所职业健康监督管理暂行规定》等法律法规的要求,结合企业实际情况制定本制度。

  1、职业卫生档案包括:

  (1)职业病危害防治责任制、组织机构设置文件,主要负责人、职业卫生管理人员任命与资质文件;

  (2)职业卫生管理规章制度、操作规程;

  (3)工作场所职业病危害因素种类清单、岗位分布及作业人员接触情况等资料;

  (4)职业病防护设施、应急救援设施基本信息,及其配备使用、维护、检修与更换等记录;

  (5)工作场所职业病危害因素检测、评价记录与结论;

  (6)个体职业病危害防护用品配备、发放、检修与更换等记录;

  (7)主要负责人、职业卫生管理人员、职业病危害严重工作岗位的劳动者等人员职业卫生教育培训与考核记录等相关资料;

  (8)职业病危害事故报告与应急处置记录;

  (9)劳动者职业健康检查结果汇总资料,存在职业禁忌症、职业健康损害或职业病的劳动者处理和安置情况记录;

  (10)建设项目职业卫生“三同时”有关技术资料,及其备案、审核、审查或验收等的回执或批复文件;

  (11)职业卫生安全许可证申领、职业病危害申报等有关回执或批复文件;

  (12)其他职业卫生管理有关资料或文件。

  2、职业卫生档案管理要求

  (1)职业卫生档案资料按档案管理的要求建立目录、统一编号、专册登记;分永久、长期、短期三种期限及时进行归档。

  (2)职业卫生档案资料应字迹清楚、图表清晰、文字准确可靠,并管好和用好。

  (3)随时、定期地根据公司人员的变动,及时调整和补充职业卫生档案资料。

  (4)日常职业卫生工作须将测定结果、健康检查结果、职业病管理情况随时过录,以备分析。

  (5)员工离开单位时,有权索取个人健康档案资料并复档案室应如实地、无偿地提供,并在所提供的个人复印件上签章。

  (6)职业病诊断,鉴定单位需提供有关职业卫生档案资料时,档案室应如实地提供。

  (7)档案室对各部门移交来的职业卫生档案,要进行质量检查,归档的`案卷要填写移交目录,双方签字,及时编号登记,入库保管。

  (8)档案工作人员对档案的收进、移出、销毁、管理、借阅利用等情况要进行登记,档案工作人员调离时,必须办好交接手续。

  (9)职业卫生档案库房要坚固、安全,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防高温、防潮、通风等项工作,并有应急措施。职业卫生档案库要设专人管理,定期检查清点,发现档案破损、变质时要及时修补复制。

  (10)利用职业卫生档案的人员应当爱护档案,职业卫生档案室严禁吸烟,严禁对职业卫生档案拆卷、涂改、污损、转借和擅自翻印。

  (11)有关职业档案管理的其他规定按照国家现行的法律、法规、标准和单位职业卫生管理制度执行。

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