办公室管理规范制度

时间:2023-09-24 07:04:32 制度 我要投稿
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办公室管理规范制度

  随着社会不断地进步,很多地方都会使用到制度,制度是维护公平、公正的有效手段,是我们做事的底线要求。拟定制度的注意事项有许多,你确定会写吗?以下是小编帮大家整理的办公室管理规范制度,仅供参考,希望能够帮助到大家。

办公室管理规范制度

  办公室管理规范制度 篇1

  1、目的:为维护正常办公秩序,营造良好办公环境,提高工作效率,特制作本规定:

  2、范围:公司办公室。

  3、内容:

  3.1公司员工应准时上班,并佩戴工作标识牌,必要时中午派人轮班留守。

  3.2每位工作人员应着装整齐,仪态、仪表端庄,稳重大方。女士可轻妆淡抹;男生不留长发、胡须。穿戴修饰不可太前卫、另类。

  3.3注意办公卫生及个人卫生。每日上班时整理、整顿好自己的办公用具及物品,依照公司规定的位置保存、摆放,下班时清理好自己的东西,关闭自己的'电脑等办公工具的电源。

  3.4上班时间不得做与工作无关的事情,严禁上网聊天、看报纸、吃零食等。

  3.5接听客户电话尽量小声,不得大声喧嚷,应尽量说讲普通话,对客户讲话要讲究礼貌、热情。办公室电话铃声不得超过三下,如无人在电话机旁,其他附近人员应尽快帮助接听、转达。

  3.6节约公司资源,不得浪费水、电、纸张及其他办公资源。

  3.7严禁在办公区域吸烟。

  3.8尊重上司、讲究礼节,积极主动完成自己的本职工作,服从上司的工作安排,上司交待工作时尽量站立起来应对。

  3.9团结互助,同事间友好相处,不搞办公室政治,虚心接受他人的意见、批评,日常行为讲究修养。

  3.10办事讲流程,逐级反映工作中的问题,不越权处理事务或呈报事项。特殊情况,诸如事情紧急却未能及时处理或员工觉得问题解决不合理,员工可以行使越级上报,但一般须慎用。

  3.11来访人员及公司职员必须穿拖鞋方可进入办公区域。

  办公室管理规范制度 篇2

  一、教师办公室是教师处理教育教学业务的公共场所,每一位教师都有保持办公室文明、整洁、舒适的义务。教师办公室的日常管理工作教研组长全面协调,其他教师协助。

  二、办公室随时保持整洁卫生,教师办公桌椅、门窗每周至少擦洗一次,确保无泥迹、墨迹、灰尘、地面无废纸杂物,保持室内空气清新。

  三、明确办公室教师值日制度,每一位值日教师要积极履行职责,认真做好办公室的打扫和整理工作

  四、办公室内要注意整洁。办公桌椅要摆放整齐,办公桌上只准摆放教学相关物品,物品的.摆放要有条理,私人物品一律放入小橱内。作业架上的作业本要摆放整齐。废旧物品要及时处理。

  五、办公室内除张贴牌外,墙壁上不应有其他张贴物。

  六、教师个人衣物要在衣架上挂整齐,不允许搭在椅背上。

  七、办公室内讲话做事要讲文明、讲团结。同事之间要相互尊重,相互关心,相互帮助。

  八、教师离开办公室时要将办公桌物品及座椅摆放整齐。

  九、每个教师要自觉爱护办公室办公、教学等用品,办公室用品不得移作别用。放学后要注意关锁门窗。每天最后离开的教师要分别关好电脑的显示器、主机和电源。

  十、教师不得在办公室吃零食、就餐。开水须由教师亲自冲泡,严禁让学生代教师冲泡开水。

  办公室管理规范制度 篇3

  装饰工程公司办公室规范管理制度

  为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次,特制定如下管理制度。

  仪表规范

  总体要求:得体、协调、整洁、大方。

  员工上班必须佩戴公司胸牌,胸牌应佩戴在左胸前适当位置处。

  头发干净,梳理整齐,男员工头发不过耳,不得留胡子;女员工头发整洁,整披肩或捆扎起,不得做奇异发型。服饰熨烫平整、挺括、干净整洁,领带正挺。皮鞋亮净。

  女员工上班提倡化妆,饰物佩戴得当。

  办公室规范

  办公桌:桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外,不允许放其他物品。辅桌:放文件夹、少量工具书、工作记录本。

  坐椅:靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正;

  电脑:桌面呈45°角贴墙放置,横式主机置显示器下,竖式主机置桌面下;

  垃圾篓:罩塑料袋,置于办公桌下右前角。报刊:必须放上报架,或阅毕后放入办公桌内;

  饮水机:放指定地点,不得随意移动。

  语言规范

  交往语言:您好,早上好,再见,请问,请您,劳驾您,麻烦您,关照,谢谢,周末愉快,拜拜;电话语言:电话铃响三声内接起,先报“您好!祥和园装饰”。请问,谢谢,再见。

  接待语言:您好,请稍候,我通报一下,请坐,对不起,请登记,打扰您,好的,行。

  行为规范

  坚守工作岗位,不能串岗、脱岗;

  上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情;为保持地毯干净,不在办公室就餐。

  接待来访和业务洽谈,在接待处或会议室进行。不利用公司的电脑上网聊天,打游戏,做与公司无关的.事,发现一次,罚款20元。

  上班时间尽量不接打私人电话,紧急或特殊情况,通话时间不宜过长。

  吸烟请在吸烟区,不得在办公区域内吸烟。发现一次,罚款20元。

  根据《清洁值日轮流表》,值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。

  纸杯是为客户提供的,故公司员工不得使用公司纸杯,饮水者自带水杯。

  严守考勤制度,不得代人签到、签退。

  节约用水、用电,最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。不将公司的烟缸、茶杯等一切公物,带回家私用。

  爱护公司花草树木,不得人为损坏。

  自制度自二o**年一月一日起执行,解释权归行政部。

  办公室管理规范制度 篇4

  为进一步加强办公室管理制度,确保各项工作的顺利进行,更好的提高办公水平及效率,营造一个良好的办公环境,特制订办公室管理制度。管理过程中如遇本制度中未完善之处,请及时反映做以修改备注,以供以后执行使用。

  一、印章管理制度

  (一)公司行政印章、合同专用章、介绍信由办公室负责保存管理,对印章、介绍信要妥善管理,确保安全。

  (二)严格履行审批手续。如有需要盖章的文件资料或合同先由负责人签署意见,再由办公室加盖印章。

  (三)严格印章登记。使用印信经领导批准后,用完后及时收存保管。(详见附件表1)

  (四)严肃印信管理纪律。不得开具空白介绍信或在白纸上盖印。

  二、公文档案管理制度

  为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。

  (一)归档范围:公司的`规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

  (二)公司的档案管理由办公室负责。

  (三)档案管理职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

  (四)资料的分类与归档:不同部门及分类的文档要区分开,分别用标签写明归档。

  (五)档案的销毁:公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由公室主任批准后方可销毁。

  三、员工着装管理规定

  为树立和保持公司良好的社会形象,进一步规范化管理,本公司员工应按本规定的要求着装:

  (一)员工在上班时间内,要注意仪容仪表,佩戴胸牌,胸牌应戴在左胸前适当位置。

  (二)公司制服、工作服和其它劳保用品由办公室统一加工制作(购买)和发放,任何部门和个人不得随意更改。

  (三)各部门负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。

  四、卫生管理准则

  (一)办公室人员负责公司全面卫生工作,每天早上应提前30分钟(8:00)到公司进行卫生打扫工作,严格按照月排班表执行。

  (二)卫生分工:对办公室划分,合理安排专人打扫清洁。

  (三)卫生打扫范围:办公室桌、椅、地面保持干净整洁,茶具、烟灰缸、垃圾桶及时清洗、清倒。饮水机、桶注意擦洗、更换,保持室内空气流通、清新,及时做好门窗、灯的关闭。

  五、值班管理制度

  (一)日值日:办公室人员每天值日生持钥匙,值日生应做到早到晚归,办公室人员轮流排班。需注意对公司影墙灯的开闭工作,做到早开晚闭。

  (二)周值日:每周六、日各安排1人值日,值日生应做好当天卫生清洁工作(参照上条卫生管理准则)。值日生不得中途停歇或随意外出,个人如有突发事项需及时联络好代值班人员。

  六、公司计算机管理制度

  (一)负责专人登记核实办公计算机台数,分配到哪些员工办公,做好登记并存档。

  (二)办公如需继续配置新机,专职人员负责设备的采购工作。

  (三)日常做好计算机的软硬件维护工作,非办公室人员严禁使用计算机,公司计算机只仅用于办公,严禁办公时间玩游戏看影片等。

  七、办公用品管理制度

  (一)采购范围

  办公设备、办公耗材(各种办公用纸、计算机耗材、复印机耗材、卫生用具等)。

  (二)采购程序

  根据实际需求和库存情况填写《物资申购表》(附件表3),报分管领导审批,财务部复核,领导审批后交由专人采购,特殊情况由领导临时指定人员采购。

  (三)物资管理

  购回的物资由办公室安排专人负责管理,建立办公用品管理台帐,切实做到实物与帐目一致。同时,领用发放物资时必须严格履行领用手续,做好发放记录。

  (四)纪律要求

  采购工作人员要严格遵守财经纪律,自觉维护单位利益,严禁收取回扣、中介费、好处费等,一经举报查实将严肃处理。公司员工要厉行节约,杜绝浪费减少运行成本。

  八、保密制度

  (一)属于公司秘密的文件、资料,应标明“秘密”字样,由专人负责印制、收发、传递、保管,非经批准,不准复印、摘抄秘密文件、资料。

  (二)公司秘密应根据需要,限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工,未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工,不准打听公司秘密。

  (三)记载有公司秘密事项的工作笔记,持有人必须妥善保管。如有遗失,必须立即报告并采取补救措施。公司员工妥善保管好电脑和资料,防止外来人员查看电脑内容。

  九、来访接待制度

  (一)热情接待、礼貌待人,做到来有迎声,问有答声,走有送声,对来访客户咨询问题不推诿,做到首问首接。

  (二)接待来访要耐心听、仔细问、认真记、全面分析。

  (三)对来访客户提出的问题不轻易表态、许愿。

  (四)如提前接到通知或在已知有客来访的情况下,办公室人员应提前做好场地布置及茶水订餐等工作。

  附则

  本规定解释权归总经理办公室

  本规定从发布之日起生效

  办公室管理规范制度 篇5

  第一章总则

  第一条为了规范公司内部管理,树立公司整体的良好形象,体现员工健康向上的精神风貌和优秀的职业素养,特制定本规范管理制度。

  第二条本规范管理制度对公司各级各类员工在公司工作期间的仪容、举止、待客接物以及内部沟通和交流等方面作了具体的规定和说明。

  第三条本规范管理制度适用于公司各个部门、各个职别的全体工作人员。

  第二章办公室仪容、礼仪规范

  第一条所有公司员工都应保持严肃、认真、合作、进取的工作态度和乐观、友好、自信、向上的精神面貌。

  第二条为体现公司员工的职业素养和精神风范,要求员工每日上班须保持仪表端庄、整洁并佩戴工作牌。,具体要求如下:

  (一)保持头发整洁:男士不提倡蓄长发,请勿留各种奇怪的发型;不论何种发型,必须注意整齐,符合整个公司的形象和工作气氛。

  (二)请注意经常修剪指甲,不宜过长;女性职员如用指甲油应尽量使用浅色。

  (三)除非有特殊原因,午餐请勿饮酒,以免影响工作。

  (四)除特殊情况外,男士胡须不宜过长,应经常修剪。

  (五)女性在工作时间应该保持适当而且得体的淡妆,给人以清新健康的感觉;请勿浓妆艳抹,不宜使用香味浓烈的香水。

  (六)请勿佩戴过多的或与公司整体工作气氛不符的夸张的饰品。

  第三条应保持举止大方得体、合乎常规习惯与礼仪。

  第四条提倡员工保持优雅的姿态和动作,具体建议如下:

  (一)站姿与坐姿:在不同场合,要保持合适、得体的姿势,培养良好的习惯。

  (二)见面致意:公司内早上与同事见面建议互致“早上好”,平时相遇时点头微笑示意。

  (三)握手:与客人握手时,双目应注视对方,身姿自然,不卑不亢,握手简短有力;应由年幼者或职位低者先向职级高或年纪长的握手;异性间如果女士先向男士伸手,男士方可回握,男士不宜先伸手。

  (四)出入房间的礼貌:进入房间,要先轻声敲门,得到允许再进,进门后,如需关门请轻轻关上;进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,请勿中途插话;如有急事要打断说话,也要看好机会,最好说一句“对不起,打断你们的谈话”,之后简明扼要地的说一下要说的事。

  (五)递交物件时,宜注意尊重对方;如递文件时,建议将文件正面朝上、文字正对对方;递笔、剪刀等,应注意尖的一端朝向自己。

  (六)办公室内请勿大声喧哗,影响他人,避免在办公室争执、争吵;如遇到工作中需要讨论的问题,可以单独讨论(如单独在会议室),发表不同看法;也可按工作职权,由上一级领导做出决定最终决定。

  (七)经过通道、走廊时要放轻脚步;无论在自己的公司,还是在被访问的公司,在通道和走廊里遇到同事或客户时要礼让,不能抢行,不要一边走一边大声说话,更不得唱歌或吹口哨等。

  第三章会议礼仪

  第一条员工参加会议时,都应遵守以下规定:

  (一)参加会议,应提早五分种到场,不得迟到、早退。

  (二)会议期间,手机应关闭或拨到震动档。

  (三)开会应端正坐姿或站姿,认真聆听,不得交头接耳或无故打断会议进程,并做好会议记录。

  (四)只有当主持人宣布散会时,与会员工方可退场。中途有事应向上级领导请假,不得擅自离开。

  第四章接听和拨打电话礼仪

  第一条电话交流作为公司对内、对外重要的交流方式,也是树立和体现公司形象和个人素质、精神风貌的重要窗口,更能有效提高工作效率。所有公司员工都应注意相关礼仪的培养,树立良好的意识,在与公司的客户等外部人员接触的所有环节中,努力营造公司规范、高效、友好、可信的形象。

  第二条在接听电话时,最好在电话铃响三声之内接起,以给对方最为适宜的心理准备时间,同时体现公司高效的办公效率。

  第三条接听电话要主动报出自己的公司名称或部门名称,在接听时请说“您好,木兰谷”;接听电话要使用文明用语,语速适中,态度亲切、温和、耐心,同时要简明扼要,体现公司的工作效率;对方讲述时要留心听,并记下要点;未听清时,应及时告诉对方,请其重复;结束时礼貌道别,待对方切断电话后,自己再放话筒。

  第四条接听公司外部人员打给公司其他同事的电话时,同样要耐心礼貌,可以在说过:“请您稍等”之后以最快速度找到相关的同事或者将电话转到相关的部门;当同事不在时,应礼貌地请对方稍后再打,并主动表示可以帮助对方转达紧要的信息。

  第五条帮助同事或领导接听和记录重要的业务电话等信息时,一定要注意记录准确;要礼貌地向对方重复及核实确认重要信息,并及时转告相关人员。

  第六条当接听到不指名的电话,而自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人;在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。

  第七条所有员工在工作时间请勿拨打与工作无关的私人电话;如果确有重要或紧急的私人事情需要处理,注意节约时间,长话短说。

  第八条对经常在工作时间拨打私人电话或长时间闲聊者,公司将对其处以批评、警告等处理,并由人事行政部记入其工作绩效考评档案;情节严重者,参照公司相关规定,给予处理。

  第九条在对外拨打工作所需的电话时,请注意使用礼貌用语;不论遇到何种情况,均应避免在电话中与对方发生争执或使用过激的语言,宜耐心、冷静、有修养地解决问题。

  第五章对外接待、交往礼仪

  第一条要注意工作细节,从点滴做起,努力树立个人良好的.职业形象。

  第二条在约定的接待时间内,不缺席、不迟到;确因无法控制的原因而发生缺席或迟到时,应礼貌地向他人做出解释;客人来访,须马上起来,先问候、让座,再倒水(并注意续水),然后问明来意,进行交谈;如是找其他同事,应礼貌地引见给该同事;来客多时应依次序进行,不能先接待熟悉客人;对事前已通知来的客人,要表示欢迎。

  第三条在会客室抽烟时应征询客人是否介意,如果介意,请勿抽烟。

  第四条交谈时建议最好不要“跷二郎腿”,客人话未讲完时,不要插话,如需插话则应征询客人同意;交谈时要精神充沛,不能无精打采、漫不经心。

  第五条交谈时如果有人打进来手机,则应对客人说“对不起”,再接电话;谈话时如有特殊情况需暂时离开,应先说“对不起”,做出简单解释,并告诉返回时间。

  第六条接待客人时应主动、热情、大方;应记住常来的客人。

  第七条请注意对内、尤其是对外交往时介绍和被介绍的方式和方法:

  (一)无论是何种形式、关系、目的和方式的介绍,均应该对介绍内容负责。

  (二)在直接见面介绍的场合下,建议按照一般习惯先把职位低者介绍给职务高者。若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上,可先把本公司的人介绍给其他公司的人。

  (三)把一个人介绍给很多人时,按一般习惯先介绍给其中职位最高的。

  (四)男女间的介绍,建议先把男性介绍给女性。男女职位、年龄有很大差别时,若女性年轻,也可先把女性介绍给男性。

  第八条请注意名片的接受和保管礼仪规范:

  建议按照一般习惯,名片应先递给长辈、客人或上级。

  (二)把自己的名片递出时,建议用双手将名片正对对方递出,一边递交一边清楚说出自己的姓名。

  (三)接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,建议马上看,正确记住对方姓名后,将名片收起;如遇对方姓名有难认的文字,可礼貌地询问。

  (四)对收到的名片应妥善保管,以便查找。

  第六章办公室行为、纪律规范

  第一条请勿在办公场所讲不文明用语,在办公室和公司写字楼走廊中不能嘻笑、打闹;工作时间请勿聊天、开低级玩笑。

  第二条请勿破坏性地使用和对待公司物品;借用他人或公司的东西,使用后应及时送还或归放原处。

  第三条工作时间无事请勿串办公室;未经同意不得随意开同事的抽屉、柜子、使用他人的电脑等物品,不得随意翻看同事的文件、资料等。

  第四条上班时间如果不是工作需要,请勿在电脑上玩游戏。

  第五条不允许公司员工在办公室和其它公共场所内吸烟;如果吸烟,请到二楼阳台或室外。

  第六条所有人员的手机,请尽量调节到震动状态,办公室内的直线电话也建议将响铃调节到合适音量,以免响铃声音太大影响其他员工的工作或休息;接打电话时,要注意音量适中,以免影响其他同事工作;在多人共处、集体办公的办公室更要格外注意和遵守此项规定。

  第七条请保持办公室整洁,为了维持良好的办公环境和工作气氛,工作时间请勿在办公室内吃东西,在非工作时间也请尽量避免此种行为。

  第八条办公室内未经特别允许,请勿进行打牌、下棋等娱乐活动;如果经过特别允许,娱乐完毕各项物品请及时归位。

  第九条非公司人员办理各项事宜均宜在洽谈区进行。

  第十条请自觉保持办公区内环境卫生,桌面、窗台、地面、墙壁不能有污迹,请爱护办公室有关设备,请勿损坏。

  第七章附则

  第一条上述礼仪规范要求所有员工均须参照遵守;如有违犯,则视情节轻重给予点名、批评教育或通报批评等处分。

  第二条本规范管理制度的解释权在公司人事行政部。

  第三条本规范管理制度经公司总经理办公会审查通过,由总经理签字后,自发布之日起试行。

  办公室管理规范制度 篇6

  一、辅导室工作人员须在规定的时间内按时到岗、按时下岗。

  二、辅导人员接待来访者时,必须热情周到,想人所及。

  三、辅导人员在咨询或者辅导时,须学会倾听,做好记录。

  四、辅导人员在分析问题时,要做到客观、仔细、耐心。

  五、辅导人员要及时整理来访者的材料,并做好分析与总结。

  六、辅导人员要为来访者严守个人秘密,违者后果自负。

  七、辅导人员若不能当时解决问题,须查阅相关资料后再行约定时间解决。如遇有重大突发事件,应及时向领导反映。

  九、辅导人员遇到确有心理问题严重到精神问题者可介绍到他处就医。

  十、被辅导者应秉着三“诚”态度即:“诚实”、“诚恳”、“诚心”。不得以玩玩的心态来对待。

  十一、被辅导者在接受辅导人员的辅导过程中,应该虚心认真的'和辅导人员进行交流,讲述自己即将或者要面临的困惑和问题。

  办公室管理规范制度 篇7

  一、为了规范公司考勤管理,严肃工作纪律,有效提升员工的工作效率,结合我公司实际情况,特制定本规定。

  二、工作时间

  周一至周六上班。

  作息时间为:上午08:30 —— 12:00

  下午14:30 —— 18:30

  三、考勤规定

  1、公司办公室人员实行签到考勤,签到有效时间为上午8:30之前。

  2、因公外出不能按时报道签到的,应提前通知或打电话通知办公室,并在考勤表中注明事由。

  3、迟到/早退规定:凡超过公司规定上班时间均属迟到;凡未经批准,在规定下班时间之前擅自离开工作岗位均属早退。无故迟到/早退半个小时以内扣10元,迟到/早退半个小时以上、一个小时以内者扣5元,迟到/早退一个小时以上者按旷工处理。

  4、旷工规定:凡在规定上班时间内没有到岗即为旷工。旷工一天从工资中扣20元。

  5、加班规定:凡因工作需要加班者,应在考勤表中注明,未注明不按加班处理。加班时间可以调休或按1:1的比例冲抵事假、病假等。

  6、员工如遇特殊情况(如大雨、大雪等恶劣天气)未能按时到岗的',应提前打电话通知办公室,得到许可后方视为正常出勤,否则按迟到、旷工处理。

  四、请假规定

  1、员工请假应按规定填写《请假条》,并经经理批准后,将请假条上报考勤备案方可休假。如遇特殊情况未能即使办理请假手续,应向领导说明。

  2、员工请假在二天以内的,由经理批准;二天以上的应由经理审核,总经理签字批准。休假时间结束后,无故未上班也未续假者,按旷工处理。

  五、节假日规定

  1、公司办公室人员每周日休息一天。

  2、法定节假日按国家规定进行调休。

  本规定自制定之日起实行。

  办公室管理规范制度 篇8

  为规范员工行为,提升企业形象,更利于公司管理和企业文化的建设,特制定办公室纪律管理制度如下:

  第一条员工应按时上下班,不迟到、早退。

  第二条上班时间,不得做与岗位工作无关的事情,不得大声喧哗,应保持办公室的'安静。

  第三条工作期间,不用电脑做与工作无关的事。

  第四条员工个人办公桌自行打扫,不随意堆放文件、物品,应保持办公桌的整洁。

  第五条员工应注意礼貌用语,说话和气,举止大方。

  第六条上班时间不得煲电话粥,非工作电话请到门外接听,不影响其他同事办公。

  第七条客人来访或洽谈,接待人应热情、大方,并及时给来客倒水倒茶。

  第八条办公电脑里的资料、U盘等,需妥善保管,做好保密措施,不泄露公司机密。

  第九条倡导绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,节约纸张等办公用品。

  第十条中午下班时,请关闭本人电脑。

  第十一条下午下班时,必须关闭电脑、电源和门窗,保证人离机停、灯灭。

  第十二条办公室环境卫生每周安排一当值人员轮流值日,除个人办公桌以外,办公室区域内卫生当值人员需维护整洁、干净。

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