文件档案管理制度流程

文件档案管理制度流程

　　在快速变化和不断变革的今天，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是小编收集整理的文件档案管理制度流程，仅供参考，欢迎大家阅读。

文件档案管理制度流程1

　　一、目的

　　加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的`证据。

　　二、适用范围

　　适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

　　三、术语和定义

　　1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活

　　动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑

　　盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

　　2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

　　四、职责

　　1、行政人事部：

　　1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；

　　2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

　　3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

　　4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；

　　5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

　　6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

　　2、其他各部门相关人员：

　　1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；

　　2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；

　　3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

　　4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；

　　3、各部门档案主管人员

文件档案管理制度流程2

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行 季度归档 及 年度归档 制度，即：每年的四、七、十和次年的.一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

文件档案管理制度流程3

　　1、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

　　2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的'主管副局长签发。

　　3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。

　　4、积极推行办公自动化，除公文和较大型综合材料、外，一般性简单材料尽可能由各科室自己承担。

　　5、凡需打印的材料，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种材料。

　　6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办意见，报局长批示，按照批示意见送有关领导或责任部门办理。

　　7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　　8、公文办理完毕后，由办公室根据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保存应当归档的公文。

　　9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

　　10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、指导和检查。

　　11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，重要文件由主管常务副局长签批，然后按签批顺序传递、承办。

　　12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必须传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必须当时送达相关领导，及时落实。

　　13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。

　　14、严把印信使用关，发文时必须由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平时使用公章，必须由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必须由办公室主任签批。

　　15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。

　　16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，重要信函，由主任或主管常务的副局长签转。

　　17、一般业务性工作，各科自行建档保管，重要档案需送办公室统一管理，办公室要将重大活动、事件、奖励等事宜主动进档，统一管理。

　　18、年末文件归类做到科学、及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。

文件档案管理制度流程4

　　一、目的

　　为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

　　二、档案管理内容

　　1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录

　　及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

　　2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

　　3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

　　4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

　　三、档案相关规定

　　1、基础管理

　　1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

　　1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的.名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

　　1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

　　1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

　　1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

　　1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

　　1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

　　1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

　　2、档案的查、借阅

　　2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

　　2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

　　2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

　　2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

　　2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

　　3、查、借阅档案注意事项

　　3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

　　3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

　　3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

　　4、档案的销毁

　　4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

　　4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

　　4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

　　四、制定、修订、废除与实施

　　本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

文件档案管理制度流程5

　　为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

　　二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

　　四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

　　五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的'齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

　　六、文件资料档案的保管、查阅。

　　1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

　　七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅;公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

　　八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

文件档案管理制度流程6

　　第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保存和应用档案信息，制定本制度。

　　第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保存价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包括纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。

　　第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。

　　第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的.绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。

　　第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保存，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理办法。

　　第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时提供。

　　第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门提供。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。

　　第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。

　　第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。

　　第十条保存三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保存，需要留存备用的可留复印件。

　　第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理办法。

文件档案管理制度流程7

　　搞好档案管理，充分发挥档案的作用，为各项工作服务，是提高工作效率和工作质量的必要条件，也是维护单位历史真实面貌的一项重要工作。

　　（一）教育学会的档案由学会指定专人保管。除此之外的档案，如文书档案、业务档案、财务档案等，由档案室统一归档保存。

　　（二）凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种材料均应归档。第一次归档时间为6月底7月初，第二次为12月至次年1月。

　　（三）档案室保存的主要档案目录：

　　1、单位的工作计划、工作总结。

　　2、单位的`重要会议记录。

　　3、重点调研活动的总结或调研报告。

　　4、综合性教研活动、教改实验、课题研究的材料。

　　5、各类培训方案。

　　6、较重要的评选活动材料。

　　7、学期、学年个人总结考核表。

　　8、各类获奖资料。

　　9、本单位人员情况资料。

　　10、各校和全县学生学业成绩统计资料。

　　11、上级指导性公文。

　　12、本单位其它重要公文。

　　（四）、借阅档案时，不得在案卷上涂划、删改、剪插；外单位人员借阅档案须凭介绍信经办公室主任或单位领导同意。案卷一般不得带出查案室。

文件档案管理制度流程8

　　1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

　　2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

　　3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

　　4、查阅原始人事档案管理规定：

　　（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

　　（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

　　（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

　　（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的'档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

　　（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

　　5、员工业绩、培训档案：

　　员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

　　（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

　　（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

　　（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

　　（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

　　（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

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