文件管理制度【必备】
在现实社会中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编帮大家整理的文件管理制度，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。
文件管理制度1
监理文件管理制度是对监理工作中产生的各类文件进行有效管理和控制的体系，它涵盖了从文件的编制、审批、发放、使用、存储到销毁的全过程。主要内容包括：
1、文件分类与编码：明确各类监理文件的.分类标准，设定统一的编码规则。
2、文件编制与审批：规定文件的编写格式、内容要求，以及各级别的审批流程。
3、文件发放与使用：确定文件的发放范围，规定文件的使用权限和方式。
4、文件变更管理：设立文件修订、替换和废止的程序。
5、文件存储与检索：规定文件的存储条件、期限，以及检索方法。
6、文件保密与安全：设定文件的保密级别，制定相应的保护措施。
7、文件归档与销毁：明确文件的归档标准和销毁程序。
内容概述：
1、法规依据：确保所有管理制度符合国家相关法律法规及行业标准。
2、内部流程：定义内部文件处理的各个环节，如起草、审查、签发、执行、反馈等。
3、责任分工：明确各部门和人员在文件管理中的职责和权限。
4、文件质量：确保文件内容准确、完整，符合项目需求。
5、技术支持：利用信息技术，实现文件电子化、自动化管理。
6、培训与考核：定期对员工进行文件管理知识的培训和考核。
7、监督检查：定期进行文件管理的审计，确保制度执行的有效性。
文件管理制度2
1.公文办理包括分级、分办、批办、承办、拟办、核稿、签发、打印、传递、归档和销毁程序。
2.收到的公文由行政办公室签收登记,分类后递交行政办公室主任拟办意见。
3.总经理批办的公文,根据批示,由行政办公室转交承办部门和传阅员,并进行签收登记。
4.因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的'文件和档案,各级领导均不得携离酒店。
5.各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议,及时提出书面意见。
6.各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。
7.公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交行政办公室归档。
8.的所有人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交栏案室登记和保管。
9.行政办公室没有保存价值的文件,经过鉴别和行政办公室主任的批准,予以定期销毁。
文件管理制度3
1适用范围
本程序适用于公司范围内施工技术文件的编写、审批、修改、出版、发布、管理和实施。
2目的
规定施工技术文件产生、发布、使用、修改、保管的控制要求,旨在规范技术文件的产生及实施过程。
3技术文件分类
3.1项目管理实施规划/施工组织设计
项目管理实施规划/施工组织设计,是组织和管理工程施工总的指导性文件。应依据施工承包合同、设计文件及施工组织设计纲要(公司投标文件)编定。经过批准的施工组织设计作为开工的必备条件。
3.2施工措施,是指导工程某一个分部或某-个工序施工的文件,必要时进行编制。其内容应突出施工重点,更具有操作性。 3.3施工作业指导书
是以可操作性为主要特征的技术性文件。 3.4工艺手册
是某些施工技术经过一定时间的应用、验证后,总结形成的典型施工/加工方法的技术文件。
4职责和权限
4.1工程管理部
负责对公司施工技术文件的全面管理和控制,并保证其适用性和正确性。
4.2实施单位
4.2.1工程项目部/生产单位、队及施工人员,必须依据批准/指定的施工技术文件
进行施工管理和施工操作。
4.2.2各级工程技术人员,按相应的分工职责,负责进行技术交底和工程施工过程的监督、检查工作。以保证全面、正确的贯彻和落实技术文件的内容。
4.3相关部门
各相关职能部门应以批准/指定的施工技术文件为依据,对工程项目进行管理、监督、检查及服务。
5施工技术文件的产生与实施管理
5.1施工技术文件流程。(详见图1)
5.2施工技术文件的编、审、批
5.2.1项目管理实施规划/施工组织设计由项目经理组织、项目总工编制、机关主要生产职能部门会签、工程管理部审核、主管副总经理批准。
5.2.2施工措施由施工队专责技术员编制、项目总工审核、项目经理批准。
5.2.3施工作业指导书根据项目管理实施规划/施工组织设计的技术资料清单、设备和材料供应要求组织编制。
一般作业指导书由技术员编制、项目总工审核、分公司主任工程师批准。重要和特殊的作业指导书由项目总工编写,工程管理部审核,总工或者各专业副总批准。涉及有重大安全风险的作业指导书应有安全责任人员审查会签。
带电跨越施工作业指导书必须有项目总工和带电跨越架搭设单位共同编写,工程管理部、安全监察部主任审核,公司总工程师批准。
5.2.4工艺手册的`编制与选用
工艺手册中的工艺和施工方法属成熟的工艺方法,由工程管理部组织编制,供工程中选用。选用者应对所选用的工艺手册进行确认签字,并报批准,确保其选用的符合性。 5.3出版、颁发及使用
5.3.1工程管理部负责公司技术文件的出版、颁发和使用管理,并对出版文件备份及归挡。
5.3.2各施工单位批准的技术文件,由批准单位负责出版及报送公司有关职能部门备案。
5.3.3项目工程技术文件必须报工程管理部备案。 5.4.验证
5.4.1施工技术文件编制应充分发扬技术民主,充分吸取有关专业人员和施工人员的意见,必要时应召集有关会议听取意见和建议。
5.4.2施工作业指导书开始使用时,应进行可行性验证,确认可行后正式使用。
5.5修改
施工技术文件一经批准出版后,任何单位/部门和个人,不得擅自修改。若有重大设计修改时,应提出修改报告,由原编审批人员修改文件。
5.6保管
5.6.1施工作业指导书/工艺手册是本企业知识产权的一部分,领用单位和个人应在控制范围内登记、领用并负责保管。
5.6.2领用人责任
a)遵守公司有关技术保密规定,除在指定工程中使用外,不得
私自向外部提供本企业出版的施工技术资料。
b)工艺手册是典型施工技术标准,可以长期和反复使用,领用人应妥善保管。需要重新印制或再版发行时,应按重新领用手续登记。
6标识
6.1文件编号
施工技术文件的编号由项目部资料员依据公司程序文件的要求和档案管理的规定确认。
6.1责任署名
施工技术文件应有审批页,由批准、审核、编写者签名以示责任标识。
6.2单位署名及出版日期
按公司文件统一规定格式在封面正下方标识。
7记录及其管理
《技术文件审批表》由编制单位(部门)负责保管,保存期与技术文件同步。技术文件管理制度8
1.主题内容与适用范围
本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。
本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。 2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》 SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》 QB/YT KF 7.7.9-20__ 《更改控制程序》 QB/YT KF 7.03-20__ 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-20__质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002-20__ 《企业档案分类编号及标识》 3.产品图样及技术文件的编制要求 3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。
3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏
感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。 3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。 3.4产品定型鉴定文件的编制要求（见附录B）。
4.各部门职责
技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。 生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产 品图样完整、安全和回收负责；
质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。
销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
5.会签
5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。 5.2会签路线
产品图样按下列规定逐级会签：
拟制审核工艺（需要时）标准化批准
研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准技术文件管理制度9
第一条为充分发挥技术文件在工作中的指导作用，提高办文速度和发文质量，根据公司的实际情况，特制订本制度。 第二条技术文件管理内容主要包括：产品图纸、设计委托单、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第四条技术文件的签收：所有技术文件均由资料员登记签收。 第五条技术文件的编号保管:所有技术文件均由技术资料员分类登记编号、保管。
1.产品图纸必须由设计人、项目负责人、审核人、批准人签名后才能归档保管。
2.技术文件的审批应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的技术文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将技术文件转借其他人阅看。对尚未归档的文件不得向外泄露内容。
3.审批技术文件应抓紧时间，当天审批完后应在下班前将文件交技术资料员，审批文件一般不得超过两天，审批后应签名。如有更改处，有关人员按文件所提要求和批示办理有关事宜。 4.审批时不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工
作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
第七条发文的规定：技术文件的正式下发均由技术资料管理员负责。
第八条发文的范围：在公司日常生产经营管理工作中，需有关图纸、技术文件等事项，应按有关制度办理，经领导批准后，由技术资料管理员登记发放。
第九条发文程序规定：各职能部门需要相关技术文件资料时,生产、质检、业务项目及外协可凭生产任务单领取其复印件,经加盖图纸审核章后生效；要求配合资料管理员作好登记工作。
第十条各部门有关人员因工作需要借阅文件，需登记填写文件借阅登记表,经资料管理员确认后方可借阅使用。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条技术资料管理员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
第十三条文件的归档范围：产品图纸、与技术相关的各种资料、外来技术图纸资料等。
第十四条文件更改
1.图纸更改应填写设计更改申请表。 2.文件更改时，要求在文件上做出记录。
3.图纸更改完毕后要归档，同时要填写设计更改通知单，经技术部经理或其代理人批准后发放到各相关部门。
第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，应定期清理造册，并做好作废登记及办理申请销毁手续。 第十六条经审核同意销毁的文件，应派专人负责销毁。 第十七条图纸发放登记表：BN/QR-423-09。 第十八条图纸文件借阅登记表：BN/QR-423-10。
第十九条文件更改申请/通知单：BN/QR-423-04。
文件管理制度4
纸质文件管理制度是企业运营中不可或缺的一环，它涉及到文件的创建、分类、存储、检索、使用、更新、废弃等全过程管理。此制度旨在确保企业信息的安全、有效利用和合规性，防止信息丢失、泄露，提高工作效率。
内容概述：
1、文件分类与编码：明确各类文件的分类标准，建立统一的编码系统，便于快速定位和查找。
2、文件审批流程：规定文件的起草、审核、批准、发布等环节的权限和程序。
3、文件存储与保管：确定文件的存储地点、方式，以及物理安全措施。
4、文件借阅与使用：设定文件的`借阅权限，规范使用过程，防止非法复制或损坏。
5、文件更新与版本控制：规定文件修订的流程，保持文件内容的时效性。
6、文件销毁：明确文件废弃的标准和销毁程序，确保敏感信息的安全处理。
7、培训与监督：定期进行文件管理培训，加强日常监督，确保制度执行到位。
文件管理制度5
一、管理职现
1、技术部负责技术文件(工艺、检验规范)的编制、更改、负责人负责审核。
2、总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。
3、品控部负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。
二、工作程序
1、生产行政部针对产品的要求,通过,确定应有的技术文件(包括配方、工艺、检验规范等)。
2、根据技术文件的要求相应落实到有关人员,收集有关资料,作为开发产品的依据,这些资料应由技术部负责人对其适宜性进行评审。
3、通过评审,由开发人员对产品进行开发,编制相应的技术文件,这些文件在适当的阶段,由生产行政部对其符合性进行评审,必需时由质量负责人如今有关部门一同进行评审。评审符合要求后,交技术部负责审核、总经进批准后进行小样试验。
4、通过批准,由化验室 负责小亲试样,对小样进行产品特性的总体验证。
5、在验证中如发现不符原开发要求,应由原开发人员负责对设计开发文件作更改,更改后仍应进行审批。
6、通过验证,产品符合要求,可采用产品鉴定或顾客确认的.方法对产品进行鉴定。
7、通过鉴定,由开发人员对技术进行一次完整性的检查,正式定稿,定稿的文件由质量负责人员进行审核、总经理批准后,作为批量投产的依据。
8、审批后的正搞,由品控部移交到技术部进行归档,根据需要,技术部负责指派专人对文件进行复制,发放到需使用的部门,进行使用。
9、在使用中发现文件中有差错或需进行更改,由使用部门提出报技术部,负责人签注意见后,由原开发人员进行更尽管,当指定其它人员更改,应取得相应的背景资料。
10、更改后,应通过4.4、4.5、4.7、4.8程序后,由技术部负责原稿进行修改,对发下文件同时进行修改。
11、任何人员、任何部门均不得擅自更改文件,对制订审批后的文件应严格执行。
12、本制度由生产行政结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。
13、当发现擅自更改或不执行情况,质检部将开出《纠正措施处理单》限期进行整改,严重的应按违反厂纪厂规进行处理,对造成损失将追究经济责任,对造成事故的移交有关方面处理。
文件管理制度6
1为有效控制与公司特种设备有关的文件和记录，确保文件和记录规范管理，制定本制度。
2文件管理
2·1职责
2·1·1公司安全生产责任人负责审核特种设备管理自编文件。
2·1·2特种设备管理部门负责特种设备的管理文件编制；审核操作规程；获取、辨识、对特种设备的法律、法规、上级文件。
2·1·3特种设备管理部门负责特种设备文件登记工作。
2·1·4设备管理部门负责操作规程的编制。
2·2特种设备法律、法规和上级文件管理
2·2·1特种设备法律法规及其他要求的获取，可通过网上下载；书店购买；政府部门或相关方等获取。
2·2·2对于获取回来的特种设备法律法规及其他要求，由特种设备安全管理部门识别其适用性，并由特种设备安全管理部门负责及时通知到相关部门。
2·2·3对于与相关方有关的法律法规和其他要求，由公司各相关方的归口管理部门通过对其施加影响的方式进行传达，如可以通过签署安全协议、合同、传真等，确保相关方向公司提供的设施、服务、货物等符合这些有关的职业健康安全法律法规和其他要求的要求。
2·2·4当公司特种设备型号、规格、使用条件、管理或法律法规及其他要求等发生变化时，由特种设备安管理部门及时识别获取相关最新的适用的法律法规及其他要求，并负责通知到相关部门。
2·3公司制定的特种设备管理文件由特种设备管理部门负责组织编写，安全生产责任人审核批准。特种设备安全操作规程由设备部门或使用部门负责组织编写，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准。
2·4特种设备管理负责特种设备文件归档，档案室负责发放，各相关部门签收领用。
2·5特种设备文件由设备管理部门负责保存于通风防潮、防蛀的适宜地方。
2·6文件更改由文件更改申请部门提出申请，特种设备管理部门审核，安全生产责任人批准后执行更改
2·7文件一般情况下，不允许外借，若因工作需要，如提供给顾问公司，政府机关或客户等，由特种设备安全管理部门请示安全生产责任人批准后方可外借。
3记录管理
3·1管理职责
3·1·1特种设备管理部门负责监督有关部门实施政府部门制定的记录；负责检验、检测单位出具的检验、检测报告的整理、保存。监督有关部门使用、整理、保存公司自行制定的记录。
3·1·2特种设备管理部门负责记录的格式设计；使用部门本部门负责记录的'整理、保存等。各部门自行编制的记录应交一份给特种设备管理部门备案。
3·2政府部门制定的记录或特种设备安全管理部门制定的记录，由特种设备安全管理部门发放，各相关部门签收领用。
3·3记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不可随意涂改，若因某种原因不需要或没必要填写的项目，用斜杠“/”划去，各相关栏目负责人签名必须完整不允许空白。若因笔误或计算错误要修改原始数据或内容，应采用斜杠“/”划去原始数据或内容，在其旁边写上更改后的数据或内容，同时加盖或签署更改人的印章或姓名及日期。
文件管理制度7
*****发展有限公司
目录
总则...........................................................3
员工招募.........................................................4
培训制度......................................................6
考勤管理办法...................................................8
休假管理办法...................................................9
福利制度........................................................11
生育保险津贴制度...................................................13
困难补助金管理办法.................................................15
离职管理办法..................................................17
工作服与工作证管理规定.............................................19
用车管理制度..................................................20
卫生管理制度..................................................21
报刊杂志的管理办法.................................................22
工具、耗材领用制度.................................................23
办公用品与日常用品管理.............................................24
总则
一、为建立组织，健全制度，使公司各项管理制度、规范化、，特制订本规定，凡本公司所属员工都应遵守本规定。
二、本公司员工任用、担保、工作时间、请假休假、出差、培训、福利、考勤考核、奖惩、年资、离职等事项除国家有规定外，皆按本规定办理。
三、本公司员工应团结友爱，忠于职守，遵守公司各项规章制度，服从各级主管人员的合理指挥与安排，不得阳奉阴违或敷衍塞责。
四、本公司员工应遵纪守法，努力学习科学文化知识，不断提高自身修养。
五、本公司员工对内应认真工作，爱惜公物，减少损耗，提高业务水平和工作效率，对外应严守公司商业机密（公司的产品、图纸、内部文件资料、赢利情况、销售计划、客户资料、工资福利等均属公司机密）。
六、本公司员工应尊重公司信誉，除办理本公司指定外，不得擅用本公司名义，严禁用公司名义在外招摇撞骗。
七、本公司员工对外接洽事项时（包括电话洽谈），应态度谦和，特别注意文明用语，不得满怀不满情绪，有损害公司形象的行为。
八、本公司员工应遵守国家法律，严禁有酗酒闹事，吸食毒品、赌博、拉帮结派等行为。
九、本公司员工应发扬团队精神，心胸豁达，勤奋敬业，始终保持勤俭创业的精神。
十、本制度经行政会议通过后，试用实施，若试用期间有疑问，可向行政部以书面形式提出意见，再由行政部组织会议研究修订，其他任何人员不得擅自修改。
行政部
20xx年1月1日
员工招募
为了开发人力资源，为公司注入新的血液，规范公司的.员工招募如下：
一、招聘
1、准备：各部门经理根据其工作需要进行人员编制或根据人力需求填写人员增补单，经总经理批准后交行政部进行招聘。
2、本公司所需人员一律公开条件向社会公开招聘，以学识、品德、能力、经验、体格适合于该工作岗位为聘用原则。公司内部人员也可以推荐，但必须按规定程序进行。
3、初试：应聘人员自备个人简历带齐相关证件到行政部进行面试，技术人员、销售人员需进行笔试。
3、复试：行政部面试后将其资料与笔试试卷一起交予部门经理再由部门经理和总经理统一安排时间对应聘者进行复试，再把最后结果通知行政部。
二、录用
1、经复试合格的人员接到通知后，按其指定日期到行政部办理入职手续，并缴相关证件（学历证、身份证复印件各一份，照片两张），由行政部统一安排岗前培训。
2、凡应聘者有以下情形之一者，不予录用。
1）曾在本公司被开除或未经批准擅自离职者。
2）经指定医院体检不合格者。
3）未满16周岁的未成年公民。
4）品性恶劣，经其他公私营机构开除者（需有确凿证据）。
5）违法犯法吸食毒品者。
三、担保
1、经公司雇用的经济管理（财务人员）或认定其职务有必要提供担保者（仓库保管员、安全保卫员等）必须于到职前办理担保手续（经济担保，本地有正当职业、固定收入、固定资产的人士担保，合法有实力的团体担保）。
2、被担保人如有下列情形之一者，连带赔偿责任。
1）营私舞弊或其他不法行为使本公司造成损失者。
2）侵占、挪用公款、公物或损坏公物者。
3）窃取机密技术资料或财物者。
五、试用
1、本公司新进人员除特殊情况经总经理批准免予试用外，一律先经试用。
2、新进人员一般试用期为1－3个月，试用期表现特别优秀者，经直属主管呈报上级核准可缩短试用期限，但至少不少于原试用期的一半；若在试用期表现不佳者，可当场予以辞退。
3、新进人员试用期满后由行政部通知部门经理对其进行试用期考核，考核合格者由行政部办理转正手续；考核不合格者若有培训潜能可考虑延长试用期（最长2个月），否则予以辞退，且不得提出异议。
文件管理制度8
文件格式规范方法
一、适用范围
上呈和下发的所有文件。
二、文件用纸
文件用纸统一采用国际标准A4型纸（特殊文件除外，例如：财务报表等）。
三、字体排版
各种文件中，文件标题均使用二（22）号黑字体，加粗；副标题用四（14）号黑体，不加粗；标题和正文之间空一行。
正文位于标题的下一行，每自然段开始首行缩进两个字距，回行定格，采用小四（12）号宋体字。
四、行距、段落间距
文件的标题设置为三倍行距，副标题和正文的行距设置为单倍行
距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的'小标题无须空行。
五、结构层次
正文中第一层为“一”采用小四（12）号宋体，加粗；第二层为“1”，第三层为“1）”。第四层为“①”，均采用小四（12）号宋体。
一般文件均需有落款，注明发文单位及日期，并加盖印章。
六、图表
图表大小可根据需要设定式样和底纹，图标标题黑体，加粗，字号需同图表大小匹配；图表文字内容采用宋体，字号需同图表大小匹配。
七、附件
文件中含有附件，在正文下空一行，左起用小四（12）号宋体标识“附件一”，后标冒号及名称，不再加标点符号，如：“附件一：***”，附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第一行定格标识“附件一”，名称前后标识应一致。
八、装订
文件的装订应一律采用左侧装订，超过1页以上纸张的文件必须装订成两钉式，装订规格为距离左边约1厘米处，距离页面上、下方约8厘米处，非正式性文件可装订为左上45度角度钉式。
文件管理制度9
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
二、职责
2.1 安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。
2.2 各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。
2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
三、内容
3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:
3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。
3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
3.1.6供应商、承包商相关材料。
3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。
3.1.8安全、职业卫生评价报告。
3.2立卷归档
3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
3.2.2应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的`文件资料进行归档,统一保存。
3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3档案保管
3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4档案借阅
3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。
3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。
四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。
文件管理制度10
(一)总则
为减少发文数量,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,特制订本制度。
(二)文件管理
内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则,全公司各类文件由办公室归口管理。
(三)收文的管理
1、公文的签收凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收后分别交办公室文书拆封。在签收和拆封时,收发员和办公室文书要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。
2、公文的编号保管办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件,公司领导启封后,也应交办公室办理正常手续。本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管,不得个人保存。
3、公文的阅批与分转凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室文书分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要月即办。
4、文件的传阅与催办传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回办公室,阅批文件一般不得超过2天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。文件阅完后,应送交办公室办公室文书,切忌横传。办公室办公室文书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得办公室同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。
(四)发文的管理
1、发文的范围凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的.会议纪要和会议简报,均属发文范围。
2、公司下发文件主要用于:公布公司规章制度;公布公司体制机构变动或干部任免事项;公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定;发布有关奖惩决定和通报;其他有关公司的重大事项。
3、公司上行文、外发文主要用于:对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定;同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。在公司日常项目开发和经营管理中,有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用公司文件发布。凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各简写的名义对外发函(应各自编号备查),不用公司名义发文。
(五)文件的立卷与归档
1、凡下列文件统一分别由两办负责归档:
①上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复;
②公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等;
③经理办公室各种专业例会记录;
④公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等;
⑤有保存价值的人民来信,来访记录及处理结果;
⑥参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等;
⑦上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及公司向上级进行汇报的提纲和材料;
⑧反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品;
⑨公司日志和大事记;⑩公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。
2、业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料,由各业务科室、群众团体负责立卷归档。
3、立卷要求文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆(室)移交,清单一式两份(接交单位各留存一份备查)。
4、文件的销毁对于多余、重复、过时和无保存价值的文件,公司办公室应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。
文件管理制度11
一、总则及范围
为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。
本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。
二、管理业务与分工
1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。
2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。
三、管理内容与要求
1.技术文件的种类
（1）技术类文件
由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。
（2）管理类文件
由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。
2.文件登记
（1）技术部必须建立《技术文件管理台账》，掌握技术部全__文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。
（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。
3.文件的归档及保管
技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。
4.文件的借用
（1）文件的`借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。
5.文件的修改与审批
（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。
（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写《设计更改单》。
《设计更改单》应包括下列内容：
（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；
（b）更改理由；
（c）会审意见、会审签名；
（d）设计、工艺负责人签名；
（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。
（3）技术文件的xx与批准
一般性的内容更改只须将填好的《设计更改单》交技术部负责人进行xx和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。
（4）技术员接到《设计更改单》后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。
（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应作出标记）。
文件管理制度12
工程项目文件资料管理制度
①项目部文件资料(含甲方、监理及公司主管部门文件资料)，必须及时传达到相关单位及相关人员。
②合同文件，凡由项目部负责签订的'合同，必须经相关部门审查，报总经理审批签署后，方可交合同另一方实施。
③设计院、甲方签署的变更统一发放到相关单位。
④专业工程师签认的变更(通知)、签证，由项目经理审查上报甲方签认后，盖技术专用章，统一发放到相关单位;
⑤外购件发至工地由施工员签收，单据交由资料员复印两份，一份存档，一份工施工员保管，原件及时送回公司存档。从单位发过来设备由施工员签收，项目经理签字确认。一份返回公司一份施工员管，复印一份资料员存档。采购拉来的配件由施工员签收打单据一式三份，一份采购带回公司，一份施工员保管，另一份资料员存档。
文件管理制度13
1.主题内容与适用范围
本标准规定了产品图样及技术文件的版本及文件编制、会签、归档、保存、发放、更改、收回等管理要求。目的是对文件和资料进行有效的控制。
本标准适用于本公司产品研制、生产过程中产品图样、技术文件和资料的版本、形成、归档、保管、使用和借阅。
2.引用文件
SJ/T 207.1～3－1999 《设计文件的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《设计文件管理制度第4部分：设计文件的分类编号》
QB/YT KF 7.7.9- 《更改控制程序》
QB/YT KF 7.03- 《项目（设计/开发）控制程序》 GB/T 19017-质量管理体系技术状态管理指南Q/YTD 1002- 《企业档案分类编号及标识》
3.产品图样及技术文件的编制要求
3.1产品图样及技术文件所包含的信息构成了产品技术状态基线。必须以产品为单位，提出明确的产品技术状态信息。它包括产品的定义和使用信息，即:要求/规范（技术指标）、设计图样、零件清单、软件清单、模型、试验规范、维护和操作手册及文件版本号。
3.2在产品实现过程中的关键件、重要件，应在文件中进行标识，确保关键件、重要件的可追溯性。对静电敏感器件、湿度敏感器件等，应予以标识，以便加强防护。
3.3产品图样及技术文件应以产品或整件为单位成套，归档图样文件需会签完整。其编制要求和填写格式及十进分类编号、名称必须符合SJ 207的规定。产品成套设计文件、工艺文件资料的编制明细要求见附录A。
3.4产品定型鉴定文件的.编制要求（见附录B）。
4.各部门职责
技术开发部：负责产品研制过程中的产品实现策划，设计、工艺图纸文件及定型文件、资料的拟制、审核、齐套、会签及更改，并对产品图样的正确性、现行有效性负责。对应用软件工具，研发过程中的电子文件及其修改状态、文件的版本、流转进行掌控，对电子文件的质量负责。
生产管理部及车间：负责产品在试制、生产过程中形成的文件、记录、资料的收集、整理，对所领用的产品图样完整、安全和回收负责；
质量控制部：负责产品在试制、生产过程中形成的有关质量文件、记录资料的收集、整理。
销售服务部：负责收集、整理、提供有关产品销售合同、技术协议、来自顾客的产品图样和技术文件。技术管理部：负责收集、整理有关产品研制合同、技术协议、设计任务书、设计评审、验证、确认、定型鉴定文件。负责产品图样、技术文件资料的归档、分类保管和借阅、发放、登记、控制。
5.会签
5.1会签的产品图样由设计师负责提供，未经会签的图样不得归档和投入生产。
5.2会签路线
产品图样按下列规定逐级会签：
拟制审核工艺（需要时）标准化批准
研发试制阶段加工所需图样的会签可简化为：拟制审核批准
文件管理制度14
一、总则：
为规公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性特制订本制度。
二、技术文件的编制、审核、批准：
1、技术文件由工程部负责编制，工程部应对技术文件的正确性、合理性负责。
2、工程部部长负责技术文件的审核。 3、总经理负责技术文件的批准。 4、技术文件包括：
a、图纸；
b、工艺操作规程；
c、设备操作规程；
d、产品内控标准；
e、产品检验规范；
f、采购技术要求等。
三、技术文件的更改：
1、技术文件更改的前提：
a、顾客要求更改；
b、由于开发试制的疏忽而必须更改；
c、技术要求过高，生产设备无法达到而必须进行更改等。 2、各部门如确需对技术文件进行更改，须由各部门负责人填写技术文件更改申请单，报工程部审核，厂务经理批准；3、技术文件更改申请单应包括以下内容：a、更改原因；
b、更改前参数；
c、更改后参数。
4、技术文件更改申请单的审批：
a、厂务经理负责对技术文件更改进行审批；
b、必要时厂务经理可组织有关人员对技术文件的更改进行评审或会签；
c、厂务经理下达技术文件更改指令（书面文件）；5、生产部根据指令实施更改。
a、更改不得降低规定的产品质量水平和顾客适用性要求；b、更改不得违反有关标准和法律、法规；
c、工程部负责更改，其他人员未经受权无权更改，工程部做
好技术文件更改记录；
d、更改时所有部门及所有文件应同步更改。四、技术文件的管理：
1、技术文件发放：技术文件由工程部发放到相关责任部门，并在[文件发放记录表]上登记，由领用人签名。 2、文件使用和保管：
a、工程部根据工作需要合理发放给使用者；
b、使用者要妥善保管好文件，使用者未经技术部许可，不得擅自复印、外借技术文件。有遗失及损坏情况应及时报工程部办理补发手续；
c、工程部应建立[技术文件一览表]及[外来文件一览表]；d、技术文件由工程部归口保管，工程部对上述文件应进行分类并妥善保管；
e、借阅技术文件须由技术部或厂务经理批准，并在[文件及资料借阅登记表]上做好记录，由借阅人签名；
f、对无使用及保存价值的文件，由工程部负责审批后及时收回销毁，并填写[文件及资料回收登记表]；
g、对有保存参考价值的作废文件，应在该文件上进行标识，并用专柜保存，以防误用。技术文件管理制度11
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括：
1）开发计划阶段：方案设计、设计开发计划书、检验要求。 2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序。
3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、设计评审记录表（原理图和印制板图）、产品调试记录。
4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
4、各相关负责人负责技术文件的审核和批准。
5、技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。
6、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于生产和归档。技术文件管理制度12
1范围
本标准规定了交工技术文件从策划到填写、检查、签证、整理、交接直至归档全过程的管理要求。
本标准适用于工程项目交工技术文件的管理。 2总则
为明确交工技术文件形成的过程及各相关环节之间的关系,特制定本标准。
3规范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技术资料标准》炼油化工建设项目(工程)交工技术文件《建筑安装工程质量检验评定标准》 《工业安装工程质量检验评定标准》 4术语和定义
本标准采用了下列术语:
4.1交工技术文件
交工技术文件是指从工程开始施工到工厂全部装置预试车完成,移交给建设单位的技术文件。
4.2项目工程:指在一个总体设计或初步设计范围内,由一个或若干个互相有内在联系的单项工程所组成的建设项目。 4.3单项工程:是建设项目的组成部分,具有独立设计文件,建
成后能够发挥生产能力或效益的生产装置(车间)或独立工程,也可称为“装置”。
4.4单位工程:指单项工程中,具有独立施工条件或独立使用功能的工程。在石化总公司建设项目中,“单位工程”与“单元名称”相对应;在化工项目中与“工号”相对应。 4.5中间交接
中间交接是指单位工程按设计文件所规定的范围完成,并经管道系统和设备的内部处理,电气和仪表调试及单机试车合格后,与建设单位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工厂全部装置在予试车完成后,施工单位和建设单位按规定内容所做的交接。
5管理内容与要求
5.1交工技术文件的管理流程(见附图) 5.2交工技术文件的策划
5.2.1明确交工技术文件的执行标准。由公司市场开发部在与建设单位签定的工程承包合同中规定。当建设单位无明确表示时,应在合同中规定“交工技术文件按工程总承包单位的规定执行”。
5.2.2划分工程项目的单位工程,规定施工单位,统一编号。
该项工作由项目部在确定完施工单位的基础上,以文件形式下发给施工单位及有关部门,在工程开工后两个月以内完成。 5.2.3下达立卷分册的要求。根据单位工程的划分,在征得建设单位同意的基础上,项目部负责立卷分册,正式打印下发。 5.2.4确定交工技术文件模式。根据合同规定,项目部从交工技术文件模式中选定本工程应用的交工技术文件标准,以文件形式下发。
5.3工程技术文件的形成和同步积累
5.3.1施工单位技术人员是交工资料形成的直接责任人,对交工基础资料的形成和同步积累负直接责任。
5.3.2项目部工号技术负责人是交工技术文件的主要负责人员,对交工技术文件的形成和同步积累负主要责任。
5.3.3项目部施工经理是交工技术文件工作的直接领导者和组织者,对交工技术文件工作负全责。
5.3.4施工单位技术人员将分项工程质量自检记录做为技术交底的一部分下达施工班组和其它责任人员,他们按照各自的要求分别实施和签证,完成后返回工号技术负责人。工号技术负责人进行整理、核定和签证,在分部工程完工后交项目部工号技术负责人。
5.3.5设计变更和技术签证(技术联系单)由资料员领回建帐,
发放到项目部工号技术负责人实施并下达到施工单位执行,同时收集作为交工技术文件。
5.3.6材料、零部件质量证明书由材料供应部门设专人管理,在材料进入施工现场的同时,向技术人员提供合格的足够数量的证件。本工程专用的材料、零部件,合格证原件应交项目部工号技术负责人放入交工技术文件正本,供应部门留复印件。各工程共用的材料、零部件合格证原件存供应部门,复印件交工,但复印件要标明原件在何处,并加盖经手人印章和抄件专用章。
5.3.7设备和备品配件质量证明书由设备工程师提供,合格证原件放入交工技术文件正本。
5.3.8交工技术文件随着工程进度逐步形成,资料必须与工程同步,各级签证应在施工项目完成后随即进行。工号技术负责人要注重工程隐蔽记录和联合签证的及时性。
5.3.9分部分项工程质量检验评定完成后,由工号技术负责人存查或并入交工技术文件。单位工程质量评定经上级主管部门核定后,由项目部质检工程师将工程质量评定表等送交交工技术文件相关卷册的组卷责任人整理成册。
5.3.10竣工图由项目部组织编制,必须做到齐全准确。竣工图要做到与设计资料、隐蔽工程记录和工程实际情况“三对口”,同时填写竣工图编制记录。
5.4交工技术文件的整理
5.4.1项目部工号技术负责人负责交工技术文件的整理工作,凡属交工技术文件范畴的各种资料,均由各有关部门和责任人员交工号技术负责人整理。
5.4.2为使技术文件管理清晰,防止混乱和遗漏,各项技术文件都要分门别类整理保管,每类宜分别填写文件目录,每加入一份,随时将其名称填在目录中。
5.4.3交工技术文件的顺序由公司技术质量部在交工技术文件的组成模式中加以规定。
5.5质量经理
5.5.1项目部质量经理组织本工程项目交工技术文件的审查工作,对交工技术文件的质量负责。
5.5.2交工技术文件的最终审查,在收集齐项目的全部交工资料和完成竣工图编制后,由项目经理统一组织终审。 5.6交工技术文件的送审和交接签证
5.6.1交工技术文件经终审后,由项目部邀请建设单位和质量监督站进行予审。
5.6.2予审提出的问题由项目部整改,整改完成后项目部提出整改报告给建设单位、检查部门。
5.6.3交工技术文件审查通过后,按规定进行正式装订。
5.6.4装订结束后,项目部将交工技术文件正式移交给建设单位验收签证。
5.7对于外包工程,根据“谁分包,谁负责”的原则,由发包的单位全权负责交工技术文件工作。 5.8交工技术文件的归档
项目部负责交工技术文件的外部签证工作。签证完成后,项目部负责将交工技术文件副本送公司档案室存档。 6本标准产生的质量记录
a.交工技术文件;
b.存查资料;
c.交工技术文件立卷分册目录;
c.竣工图编制记录;
d.交工技术文件最终审查签证表; e.科技档案移交清册。
7附录
a.交工技术文件立卷分册目录;
b.竣工图编制记录;
c.交工技术文件最终审查签证表;技术文件管理制度13
1、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。
2、合格证由资料管理员负责保管，视生产情况由专人持道路运输许可证副本到管理部门购领。
3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建立合格证领用、签发台帐。
4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。技术文件管理制度14
文件及技术档案管理工作,是工程施工的延续,但常常因项目经理部的解散、人员调动等原因而滞后,为了使本项目在该方面的管理工作上一个新台阶,同时为以后的工作提供依据,体现'重生产同样重技术档案管理'的方针,实现生产和内业双丰收,特制定文件、技术档案管理制度。
(1)文件及技术档案管理的任务、意义①文件及技术档案管理的任务是
按照一定的原则和要求,系统地收集记述工程建设全过程中具有保存价值的用于指导施工的技术文件材料,并按归档制度加以分类整理,以便完工验收后,完整地移交给有关技术档案管理部门。
②文件及技术档案管理的意义是
可以保证技术文件的完整性、正确性和及时性,组织有序的交流,及时满足施工生产的需要,出了问题,有据可查,从而起到稳定
正常生产的作用。
(2)文件及技术档案管理制度
①文件管理制度
施工过程中发生的往来文件,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20__的要求进行专门管理,并形成硬性规定,并由此建立文件管理制度。
②技术档案管理制度
施工过程中产生的技术资料,项目经理部应设专职人员,按照is09001:20__的要求进行专门管理,并形成制度贯彻落实。 (3)文件及技术档案管理的方法
①文件管理方法
a、收集:主要是注意搞好日常文件的.管理工作。
b、整理及编目:是在文件全面收集基础上,对来文或发文进行科学地分类和有秩序地排列。分类应根据文件的行文类别区分。同时按文件的收发时间编制目录,该受控的要建立受控文件清单并加盖受控章。
②技术档案管理办法
a、收集:由项目经理部工程管理部统一管理。
b、整理及编目:是在技术档案材料全面收集基础上,对技术档案材料进行科学地分类和有秩序地排列。分类按技术档案本身的
自然形成规律进行。工程技术档案分类,原则上按工程项目划分,使同一项工程的技术档案都集中在一起,以便能够反映该项目工程的全貌。而每一类别下,又可按专业分为若干类。编目方针为能够揭示技术档案的内容和他们之间联系,便于检查。 (4)交工验收及资料整理
①建立技术资料复核制,来源于施工过程中的资料,必须现场填写且有人复核,决不允许一人一填到底,更不容许事后补填,且资料能够反映工程实际。
②交工验收资料的整理,要从工程施工一开始就着手抓,先化整为零,再化零为整。同时做到资料、图纸和计量支付三者的统一。 ③加强交工验收及资料整理的管理工作,彻底根治此方面滞后的弊病。
(5)竣工资料整理、竣工图绘制
①在交工资料的基础上,进一步完善成竣工资料,摒弃持久战。 ②每一分项工程完成后,要随即把施工中变更的部分用铅笔描绘在原施工图纸上,并注明变更的依据及日期等。
③把竣工资料的整理及竣工图绘制与项目经理的业绩挂钩,作为奖罚的依据之一。技术文件管理制度15
1.技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。
2.文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。换版文件下发后，必须将原文件由行政部收回，以保证使用有效版本。 3.文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，到行政部填写《文件处理单》，经常务副总审核、批准后方可领用。 4.文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经常务总经理批准后方可借阅。
5.作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理审核、批准后统一销毁。需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。
6.质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。
7.质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。
8.质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅
手续。
9.质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。
10.各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。
11.质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由行政部和使用部门负责签字，包常务副总审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。
12.行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。
文件管理制度15
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1、文件的发放：
(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的`文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。
3、文件的换页：
(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。
4、文件的回收、作废：
(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
5、其它规定：
(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
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