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档案管理制度

时间：2024-06-03 16:30:06 制度我要投稿

档案管理制度[荐]

　　在发展不断提速的社会中，制度的使用频率逐渐增多，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。想必许多人都在为如何制定制度而烦恼吧，以下是小编为大家收集的档案管理制度，欢迎大家分享。

档案管理制度[荐]

档案管理制度1

　　公司客户档案管理制度

　　一、为规范档案管理，保证小贷、担保业务档案资料

　　（以下简称档案）的安全完整，维护公司及客户的权益，特制定本细则。

　　二、档案的管理是指对公司已发生的项目资料、权属证明等进行整理，并统一移交档案管理人员编号归档。

　　三、档案管理人员应建立档案台帐及权证档案台帐记录，便于资料查询、借阅、管理。

　　（一）客户档案管理由总经理制定专人负责。

　　（二）档案管理员对客户档案资料的安全性负责。

　　四、档案的整理与移交

　　（一）业务的具体经办人员

　　（项目经理a、b角）为档案移交人；

　　（二）部项目经理a角将项目资料按档案清单

　　（附后）的.要求进行分类整理，编制好册内资料清单

　　（具体到每一项内容的页数，包含资料中的封面及所有纸张）移交项目经理b角，清单一式三份，a、 b角各执一份，档案资料中一份，a、b角、档案管理人员三方分别签字确认。()项目经理b角根据清单内容对档案资料进行审核，确认档案及相关有权人员签字完整并编码之后移交给档案管理员，若资料中有重要资料或签字缺少，项目经理b角须列出补充资料清单要求项目经理a角补齐；

　　（三）项目资料包括四部分：立项审批资料、重要合同或单据等、项目调查资料、客户或企业资料；

　　（具体内容及顺序附表）；

　　（四）业务发生后与客户所签署的合同，属于客户但客户未拿走的部分，应列入档案附件交档案室保存，列入附件的资料不进行编码；

　　（五）档案的移交时限为项目结束后

　　（一般为贷款发放后）的五天之内，具体为项目经理a角三个工作日内移交项目经理b角，项目经理b角两个工作日内移交档案室，特殊情况说明原因经有权审批人同意后可以酌情延后；

　　（六）档案管理员在接交档案时，按照项目经理b角提供的清单一一核对档案资料，双方确认无误，项目经理b角、档案管理员双方签字确认；

　　（七）档案管理员在档案登记本上按时登记所接收的档案名称，双方签字确认；

　　（八）档案管理员对接收的档案统一编号，并按照档案号相应给档案中的合同编号。

　　五、重要权证资料的移交

　　（一）重要权证资料包括：贷款或者担保客户的财产权属证明原件、保证人的财产权属证明原件、他项权证原件、动产抵押登记通知书、股权出质设立登记通知书、其他权属证明原件；

　　（二）重要的权证应与档案资料分开移交，重要权证视同现金管理，相关权属证书在第一时间移交公司指定的权证管理人员， a角列出重要权证移交清单，ab角及档案员三方在对清单上所列权证的名称、权证号、数量核对无误后，单独移交档案室存档并在移交单上签字确认；

　　（四）档案管理员应将所收到的权证存入保险柜单独保存；

　　（五）存档的权证应按项目按项目编号分开保存，且权证编号应与项目的档案编号一致。如档案号为鸿借字第001号档案对应的权证档案编号也为鸿借字第001号。

　　六、档案的借阅

　　（一）公司董事长、总经理。副总经理需要借阅档案可以直接通过档案管理员办理借阅手续，员工因工作需要借阅档案的，必须按借阅需求填写《档案资料出借单》，并经公司董事长、总经理或主管副总经理批准；

　　（二）档案管理员凭《出借单》办理档案借阅手续并登记台帐；

　　（三）档案借阅人必须在《档案资料出借单》规定的期限内，将所借资料完整归还档案管理员；

　　（四）档案管理员核对资料完整无误后将档案复位，并登记台帐。

　　七、本实施细则自颁布之日起执行。

档案管理制度2

　　1、所有的工程档案由工程部文员负责管理。工程档案管理人员应严格遵守公司档案管理制度和保密守则。

　　2、各类档案应按系统：土建、强电、弱电、空调、锅炉房、热力站、机管，按图纸资料、维修记录、运行记录、设备台帐、各商户单元装修和维修档案等，进行分类管理。

　　3、按照档案管理要求存放各类档案并贴上标签。编制档案目录，内容应与档案盒外标签一致。

　　4、外单位交来图纸由各系统工程师核对实物，如图纸无误则由文员按系统归档；图纸有误，则联系交图单位更正。

　　5、各类档案及图纸资料是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，用途不明的`资料应交工程部经理确定用途。图纸资料、重要维修记录和用户装修、维修档案应长期保存，其他各种记录保存期限一般为二年以上，过期需销毁的资料应由工程部经理、主管及技术人员组成鉴定小组研究后决定。

　　6、借阅档案需经相应系统的主管(工程师)以上人员批准，确定归还日期，需续借的要重新登记。

　　7、文员每月对维修登记台帐、维修单、运行记录、维修记录等进行整理并分类归档、保存。

档案管理制度3

　　1、名称

　　2、范围

　　适用于公司内部所有项目档案的管理。

　　3、目的

　　为规范项目档案管理工作，提高管理效率和透明度，确保项目档案的正常秩序和安全。

　　4、内容

　　（1）项目档案管理的基本要求及管理职责；

　　（2）项目档案的收集、整理、分类、保管和利用要求；

　　（3）项目档案的保密要求；

　　（4）项目档案的'检索要求；

　　（5）项目档案移交和保管的要求。

　　5、责任主体

　　公司领导、项目经理、档案管理员。

　　6、执行程序

　　（1）项目经理按照要求收集项目档案，交由档案管理员进行管理；

　　（2）档案管理员按照本制度的规定对项目档案进行分类、整理、保管和利用；

　　（3）对于有涉密内容的档案，应当按照国家相关法律法规进行保密管理；

　　（4）对于需要检索的档案，档案管理员应当根据搜索要求快速查询并提供相关档案资料；

　　（5）项目档案移交时，档案管理员应当按照规定程序进行。

　　7、责任追究

　　对于严重违反本制度的行为人员，公司领导将按照公司相关规定进行处理，对造成经济损失的行为将追责追究。

　　二、档案保管制度

　　1、名称

　　档案保管制度

　　2、范围

　　适用于公司内部所有档案的保管。

　　3、目的

　　为规范公司内部档案保管工作，确保档案的正常秩序和安全。

　　4、内容

　　（1）档案的存储、保管和保密要求；

　　（2）档案的借阅与归还要求；

　　（3）档案灭失和损毁后应急处理措施。

　　5、责任主体

　　公司领导、档案管理员、职工。

　　6、执行程序

　　（1）档案管理员应当按照规定规范地对档案进行存储和保管；

　　（2）职工需要借阅档案时应当按照规定程序提交申请，经过档案管理员审核后进行借阅；

　　（3）档案丢失、损毁时，档案管理员应当立即采取应急措施，并向公司领导报告。

　　7、责任追究

　　对于严重违反本制度的行为人员，公司领导将按照公司相关规定进行处理，对造成经济损失的行为将追责追究。

　　三、档案整理制度

　　1、名称

　　2、范围

　　适用于公司内部所有档案的整理。

　　3、目的

　　为规范公司内部档案整理工作，提高整理效率和秩序。

　　4、内容

　　（1）拟定档案整理方案；

　　（2）档案整理方法和标准；

　　（3）档案整理后的保留与处置；

　　（4）档案整理的复审要求。

　　5、责任主体

　　公司领导、档案管理员、职工。

　　6、执行程序

　　（1）档案管理员应当按照拟定的方案进行档案整理；

　　（2）整理后的档案应当按照规定进行保留和处置；

　　（3）整理的结果应当进行复审，确保整理的效果和档案的完整性。

　　7、责任追究

　　对于严重违反本制度的行为人员，公司领导将按照公司相关规定进行处理，对造成经济损失的行为将追责追究。

档案管理制度4

　　第一章总则

　　为了规范公司档案管理工作，加强文件、资料的归档、保管、查询和利用管理，特制定本制度。

　　第二章范围

　　本制度适用于公司内所有文件、资料、档案的管理。

　　第三章目的

　　本制度的目的是为了保证公司档案的完整、准确、及时、方便地提供给有关方面使用，维护公司的法定权益和利益。

　　第四章内容

　　4.1 文件、资料的归档

　　公司接收、发出、自编、抄写的各种文件、资料，应按照一定的排序方法，按时、按件、按类别分别检索、标注档案号、整理编目，经单位负责人签署后存入档案库，并及时登记入档案簿和目录。

　　4.2 文件、资料的保管

　　档案库保管档案应有专人负责，起止日期明确、分类齐全、档案号可辨别。同时，将电子档案同步保存并做好安全备份工作。

　　4.3 文件、资料的查询和利用

　　为了更好地利用档案，发挥档案的价值，减轻档案管理人员的工作负担，档案库应配有完整的档案目录，并对外开放目录查询、借阅和利用档案的'服务。

　　4.4 落实责任

　　各部门应有专人负责文件、资料的归档、保管、查询和利用，建立档案管理职责制度和日常工作考核制度，确保工作任务完成情况的公开、透明、有记录、有证据。

　　第五章责任主体

　　5.1 公司总经理负责档案管理的最高领导工作。

　　5.2 档案管理员：负责公司档案库的日常管理工作。

　　5.3 各部门主管人员：负责本部门文件、资料的归档、保管、查询和利用工作。

　　第六章执行程序

　　6.1 档案管理工作应按照《劳动法》、《劳动合同法》和公司相关规定执行，严格按照档案管理制度工作要求进行。

　　6.2 每年需进行一次档案清理和鉴定工作，将已经失效或不合规的档案严格按照有关规定予以销毁或转到档案管理中心进行长期保管。

　　第七章责任追究

　　7.1 档案管理员未认真履行职责，导致档案遗失、毁损或泄漏等不良后果的，按照责任人管理制度进行处理。

　　7.2 档案保管者不认真履行职责，导致档案受损、丢失及泄密等后果的，按法律法规、公司规定进行相应处理及赔偿。

　　7.3 责任者涉嫌工作失职、渎职或违纪违规的，将被依法追究相关法律责任。

　　第八章附则

　　8.1 本制度解释权归本公司所有。

　　8.2 本制度自颁布之日起执行，如有补充、修改或废除，经有关部门批准后执行。

档案管理制度5

　　一、目的

　　为更有效的对员工人事档案进行妥善保管，有效保守机密；同时为了维护人事档案材料的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　全体员工之个人档案(入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案)、统计资料、劳动工资、会议记录、决定、委托书、协议、合同、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、档案管理员的职责

　　由行政部专人负责保管人事档案，收集、鉴别和整理档案材料，保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　四、档案管理内容

　　(一)员工入职档案：

　　1)个人简历；

　　2)员工入职登记表

　　3)应聘人员登记表；

　　4)面试记录及待遇核定事项审批表；

　　5)笔试结果报告；

　　6)身份证复印件

　　7)学历学位、资格证书复印件材料

　　8)离职证明；

　　9)试用期员工跟踪表；

　　10)试用期考核表；

　　11)各类合同及协议；

　　12)员工异动履历表.

　　(二)员工培训档案：

　　1)培训通知；

　　2)培训签到表；

　　3)培训总结报告(或考评结果)；

　　4)派出培训审批表；

　　5)员工外派培训合同

　　6)外出培训反馈表(证书原件)；

　　7)员工培训统计表。

　　(三)绩效管理档案：将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

　　(四)员工离岗档案：员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。

　　五、人事档案管理相关规定

　　(一)基础管理

　　1、原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

　　2、员工入职前，人力资源部应对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用或解聘处理。

　　3、人事档案按入司时间分类存档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登录于《在职员工人事档案目录》(附件一)、《离职员工人事档案目录》(附件二)，并在档案袋上填写各种人事资料的名称及对档案袋进行编号。人事档案原则上为永久保存。

　　4、当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证号码变动、个人技术职称变动，婚姻状况变动等)，应及时将相关资料复印交人事部归案，原件当场查验。

　　5、调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案，在其报到一个月内立档。对调入或新建立的'档案都应造册登记。

　　6、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整。立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、字后归档。

　　7、员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止)。

　　8、人力资源部档案管理人员根据气候的不同变化，经常注意档案的通风、温度、清洁、防火、防盗、防潮、防晒、防蛀。

　　9、档案应分类编号后存放，编签号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

　　10、要不断研究和改进档案的管理方法和技术，逐步实现档案管理的科学化。

　　(二)档案的查、借阅

　　1、公司档案分为保密级与非保密级两个级别，保密级档案禁止调阅，只能在档案室阅览，不准外借；非保密级档各部门因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案审批表》(附件三)，并经人事行政部经理批准后方可办理。

　　2、任何单位一般不得跨部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工人事档案，特殊情况下经人事行政部经理批准后方可办理。

　　3、公司级领导、人事行政部可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　4、所有经批准后借阅出的人事档案需于借阅的三天之内归还(特殊情况可延长期限)，对借阅后到期未还者、归还破损、私自复印档案者、遗失者依档案管理的相关规定处理。

　　5、外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

　　6、档案管理人员应做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记(附件四)。

　　(三)查、借阅档案注意事项

　　1、严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；2、不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档案中取证必须事先经人事行政部经理同意。

　　3、查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩处。

　　4、原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

　　六、档案的销毁

　　(一)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　(二)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交人事行政部经理审核经总经理批准后执行。

　　(三)凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　(四)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　(五)在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

　　七、制定、修订、废除与颁布实施

　　本办法经核准后，由行政部公告实施；修订或废止亦同。

档案管理制度6

　　1、认真贯彻执行**市城建档案归档制度,建立工程施工技术档案。

　　2、配备专职工程档案资料员,负责工程施工档案资料的编制、填写、收集、整理、装订与保管和竣工资料的复印装订与移交工作。

　　3、工程施工档案资料,随工程进度同步收集与整理,并做到齐全与完善,按类别装订存放保管。

　　4、任何人不得随意涂改工程档案资料和弄虚作假。

　　5、所有投入使用的.材料或半成品、成品的构件均必须有检验合格证明,并存入工程档案备查。

　　6、所有资料的交接、借出均须办理手续和进行登记签证。

　　7、工程档案资料在保管过程中将做好防潮和防腐工作,以免纸张变色和发霉。

档案管理制度7

　　一、目的

　　为提高酒店卫生管理工作质量，向顾客提供清新、整洁、卫生的消费环境，特制定本制度。

　　二、内容

　　1 、卫生管理包括个人卫生管理、物品及设备卫生管理和食品卫生管理三个方面。

　　2 、每一级人员都对各自工作区域的卫生负有保持清洁、进行清理的责任。管理人员对下级的卫生工作负有管理连带责任。

　　3 、专业卫生清理部门和人员对所负责的区域和工作项目进行专业化清洁与管理。主要指公共卫生清洁，餐饮部膳食部管事、厨房及厨师、医疗部门及其人员。

　　4 、个人卫生管理标准：

　　(1)员工仪容仪表和个人卫生。

　　(2)掌握必要的卫生知识。

　　(3)身体、心理健康，须持《健康证》上岗。

　　5 、食品卫生管理标准参见《关于酒店食品卫生的管理规定》。

　　6 、物品及设备卫生管理标准：保持物品及设备表面平整、光亮、无异味、无损坏、无抹痕，摆放整齐有序。

　　7 、卫生检查按照员工自检、班组检查、部门检查、职能部门检查的四级检查制度，采用常规检查、专项检查、暗查、暗访的方式进行。对检查出的'问题，按照标准追究责任和进行处罚。

　　三、考核

　　1 、物品、设施设备要求表面平整、光亮、无异味、无损坏、无抹痕，摆放整齐有序，否则根据情节的严重程度和造成的影响给予处罚。

　　(1) 0.1毛絮、浮灰、水渍、纸屑等轻微卫生问题，每处给予—0.5元的处罚。

　　(2)积灰、污渍、油渍、较大杂物、毛发、皱褶等卫生问题，每处给0.52到—元的处罚。

　　(3)污垢、有异物、裂痕、损坏、摆放不整齐、错位、脱落或物品缺少2-5、有异味等环境卫生问题，每处给予xx元的处罚。

　　2 、凡属周期性卫生清理工作，因到期没有清理形成卫生死角的，给1予元分处罚，由此影响到客人的消费或由客人提出的，酌情给予责任部门警告或责任人过失处分。

　　3 、在个人卫生和食品卫生方面违反规定的，按照酒店相关制度进行处罚。

　　四、本制度自下发之日起执行。

档案管理制度8

　　1、尊重来访者，严守秘密，在来访者同意的前提下填写《心理咨询记录》，并由专人保管。

　　2、专业咨询人员应给有心理疾病的未成年人建立心理病历，包括诊断，会诊记录及治疗经过。并由专人保管。心理咨询过程中的'有关信息，包括个案记录、心理测验、信件、录音和其它资料，均属于专业信息，应在严格保密的情况下由专人保管。

　　3、咨询室档案所有材料由专人管理，不得外借。在因专业需要进行案例讨论，或采用案例进行教学、科研、写作等工作时，应隐去那些可能会据以辨认出来访者的有关信息，但在得到来访者的书面许可的情况下可以例外。

　　4、档案内所有内容不得泄露于他人，管理者和使用者必须严守秘密。

档案管理制度9

　　乡村学校少年宫档案管理制度

　　一、少年宫档案工作按照统一领导、集中管理的原则

　　建立专门的档案工作机构，形成分管领导负责、专人管理的机制，对少年宫形成的管理、教学、科研、基建、设备、出版物、人事、业务、电子声像、实物等各类档案实行统一管理。

　　二、档案工作机构的基本任务：

　　1.贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策、规定，规划少年宫档案工作。

　　2.指导、协助各部门做好档案的收集、征集、整理、立卷、分类鉴定、保管统计工作。

　　3.接收档案并对室藏的全部档案进行科学管理，开发档案信息资源，做好利用服务工作。

　　4.开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。

　　三、归档范围

　　1.文书档案：主要包括少年宫在日常工作中形成的各种文件、会议记录、工作计划和总结、规章制度等具有保存价值的文件材料。

　　2.教学档案：主要包括教学管理、教学实践和教学研究及学生兴趣小组等活动中形成的材料。

　　3.科研档案：主要包括特色项目、科研工作中形成的文件材料等。

　　4.基建档案：主要包括少年宫在基建项目中形成的文字材料、基建图纸、项目审批文件等。

　　5.设备档案：主要包括各种活动器材、使用说明、技术图纸、技术操作规程、软件、技术参数、合格证、保修卡等。

　　6.业务档案：主要包括辅导员培训进修、各种成果、获奖证明等。

　　7.人事档案：主要包括辅导员、外聘辅导员、志愿者的`工作经历、政治思想、业务水平等。

　　8.会计档案：乡村学校少年宫实行财务单列，做到专款专用。会计档案主要包括少年宫在财务会计核算中形成的报表、凭证、票据、预决算等文字材料。

　　7.电子声像档案：主要包括少年宫各项工作中形成的照片、录音带、录像带、光盘等电子声像材料和配套文字处理材料。

　　8.实物档案：主要包括少年宫在重大活动、各种竞赛、外事往来等具有保存收藏价值的礼品、奖牌。

档案管理制度10

　　1、严格执行单位特种设备安全技术档案管理制度,确保本单位使用设备安全技术档案齐全完好。

　　2、特种设备技术档案应至少包括以下内容:特种设备出厂时所附带的有安全技术规范要求的设计文件、产品质量合格证明、安装及使用维修说明、监督检验证明等;特种设备运行管理文件包括:注册登记文件、安装监督检验报告、年度检验报告、日常运行记录、故障排除及维修保养记录等。

　　3、对特种设备管理部门加以指导,协助特种设备管理部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续,双方在移交清册签字。

　　4、负责整理、归档各部门移交档案室的`各类特种设备安全技术档案。

　　5、做好档案借阅登记工作,注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。

　　6、为需要查阅利用档案的各部门提供档案原件查阅、复印工作;提供文献索引资料。

　　7、依据国家统计和有关法律法规,做好本本单位档案统计工作。

档案管理制度11

　　一、工程档案的归档范围及质量要求

　　(一)工程档案的归档范围

　　对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状,具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。(详附件一)

　　(二)归档文件的要求

　　1、归档的工程文件应为原件。

　　2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

　　3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

　　4、工程文件尺寸统一采用 A4 规格归档。

　　二、工程档案的管理机构

　　各工程部设资料员,主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

　　三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

　　(一)工程档案的收集

　　文件形成后,文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员,资料员收到文件后,当天登记入盒。

　　(二)工程档案的整理

　　按照单位工程分部.com、分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

　　(三)工程档案的立卷

　　1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

　　2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

　　3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

　　4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

　　5、竣工图按专业组卷。

　　6、竣工验收文件按单位工程组卷。

　　(四)工程档案的编目

　　1、每卷单独编号,

　　页号从"1"开始,案卷不宜超过 30MM;页号编写在单页右下角,双面书写的,正面在右下角,背面在左下角,折叠后的图纸一律在右下角。

　　2、卷内目录:"序号"以一份文件为单位,"责任者"填文件的直接形成单位和个人,

　　有多个责任者的,选择两个主要责任者,其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号;"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。

　　未按要求编目的,每项扣罚部门资料员 5 元。

　　(五)工程档案的装订

　　案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

　　(六)工程档案的归档

　　单位工程竣工验收完成后 30 日内,部门资料员要完成该工程档案的归档工作,未按时归档的扣罚部门资料员 5 元。

　　(七)工程竣工档案移交

　　工程竣工验收完成后 60 日内,部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆,一份移交给工程档案室,未及时办理移交的,扣罚部门资料员 5元。

　　(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号)

　　工程代号由集团公司统一规定,档号由工程档案中心根据工程代号填写。

　　案卷号如:第 1 卷 1.1.1-1

　　专业号如:基建类 1 为 1.1.1

　　工程代号如XX花园首期为 1.1

　　楼盘代号如XX花园代号为 1

　　(九)工程档案的保管

　　工程档案管理人员必须确保工程档案的`安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

　　(十)工程档案的统计

　　工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

　　四、工程档案保管期限

　　保管期限分为永久、长期、短期(具体详附件一)

　　1、永久:是指工程档案需永久保存。

　　2、长期:是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

　　3、短期:是指工程档案保存 20 年以下。

　　同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长。

　　五、工程档案密级

　　密级分为机密、秘密两种。同一案卷有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。

　　工程准备阶段文件为机密级,

　　监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。

　　六、工程档案的借阅及销毁

　　按照集团公司档案管理制度执行。

　　本制度由部门经理负责考核部门资料员,工程技术部经理考核工程档案管理室档案员。

　　七、本制度自发布之日起执

档案管理制度12

　　第一章总则

　　第一条为标准企业境外档案治理，维护国家利益和企业合法杈益，满意境外资产监管需要，依据《中华人民共和国档案法》和有关法律法规，制定本方法。

　　其次条本方法适用于中华人民共和国境内企业作为投资主体或母公司在境外设立的全资企业、控股企业、工程部、办事机构等(以下统称境外单位)的档案工作。

　　第三条本方法所称的境外档案是指境外单位在研发、生产、经营、治理或工程合作等活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料。

　　第四条境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的根底上，本着有利于维护国家利益和企业合法权益、有利于工作、有利于保密、有利于应对突发大事的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一治理，确保境外档案完整、精确、有效、系统和安全。

　　第五条投资主体或母公司在设立境外单位时应当在公司章程或协议中明确档案归属、流向、使用、移交等事项，确保中方权益。

　　其次章治理职责与人员

　　第六条各级档案行政治理部门依据职责负责境外档案工作的监视、指导;外交部和我驻外使领馆根据工作职责，结合实际状况，为境外档案的应急治理供应必要帮助;国家商务主管部门、进展改革部门、国有资产监视治理部门应当将境外档案工作纳入境外投资、资产、合作工程治理内容;海关为境外档案出入境供应通关便利，境外档案出入境制度由国家档案局会同海关总署共同制定并实施。

　　第七条投资主体或母公司负责本企业境外单位档案工作监视、指导。

　　第八条境外档案工作应当有明确的分管领导、归口治理部门、专职档案人员。

　　第九条境外档案工作主要内容：

　　(一)编制档案工作进展规划和年度工作规划;

　　(二)制定文件材料归档和档案治理制度;

　　(三)指导文件材料形成、积存、整理和归档工作;

　　(四)负责档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和信息化等工作;

　　(五)组织档案宣传、培训、讨论和业务沟通工作;

　　(六)负责境外档案移交工作。

　　第十条境外档案治理人员应当具备相应的档案专业学问和技能，定期承受档案业务培训;一般选用中方员工。

　　第十一条境外单位工作人员有爱护境外档案的责任和义务。岗位变动时，应当准时办理文件材料移交手续，并清退借阅未还的档案。

　　第三章文件材料的形成与归档

　　第十二条境外单位文件材料形成、积存、整理和移交工作应当纳入业务工作流程，纳入业务工作或工程规划，纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制，纳入考核体系和奖惩制度。

　　第十三条境外文件材料归档范围和保管期限表依据所在国家、地区及中华人民共和国法律法规，结合境外业务实际制定，并报投资主体或母公司审批。资本构造或主营业务发生较大变化的，应当准时修订完善。

　　第十四条境外文件材料应当根据归档范围准时收集整理，按规定期限向档案部门移交进展集中治理。任何个人不得将应归档的文件材料据为己有或拒绝归档。

　　第十五条归档文件材料应当符合如下要求：

　　(一)归档文件材料形成符合有关技术标准，完整、精确、系统，使用耐久、牢靠的记录载体和记录方式

　　(二)归档文件材料为原件;因故无原件的，将具有凭证作用的.复制件归档并作出说明。

　　(三)电子文件与其元数据一并归档，文件格式符合电子文件归档和电子档案治理有关要求。

　　(四)非纸质文件与其文字说明一并归档;外文文件材料若有中文译文的，应当一并归档;没有中文译文的，译出标题和名目后归档。

　　(五)归档文件材料一般一式一份;重要的、利用频繁的和有特地需要的可适当增加份数。

　　第十六条治理、建立工程、设备仪器、科研开发、产品及业务、会计、人事等各类文件材料，参照国内同类文件材料的归档时间并结合境外业务实际定期归挡。

　　归档文件名目在归档完成后1个月内报投资主体或母公司备案。

　　第十七条境外单位业务信息系统应当具备电子文件归档治理功能，符合电子档案治理要求。

档案管理制度13

　　一、客史档案应该包含以下基本内容：

　　1、客户的常规档案。包括单位客户档案和散客档案。单位客户档案主要有双方协议签订时所提供的单位名称、性质、经营内容、地址、负责人姓名、联系人姓名、联系方式、主要消费需求、认定的房价、消费折扣率、付款方式等信息。散客档案则是指客人在办理预定和人住登记时所留下的第一手资料，主要包括客人姓名、性别、出生年月日、所属单位、常住地、有效身份证件类别、号码、联系方式、到达原因、人住房价、人住时间、付款方式等要素。

　　2、酒店有意识收集的顾客消费个性化档案。这主要是指在酒店各服务区域，通过不同渠道、方式，饭店有意识、主动去收集的顾客消费需求特点、行为特征、个人嗜好等信息，包括顾客家庭状况、学历、职称、职务;对客房房型的要求;洗浴用品的品牌追求;枕头高低、床垫软硬度选择;阅读习惯;电视节目、娱乐喜好;饮食习惯、口味特征，茶叶、咖啡、酒类爱好;灯光、空调温度、洗澡水热度要求;卫生标准;个人其它嗜好;对酒店产品与服务的评价等。

　　3、客户信息分析档案。客史档案是客户信息的总汇，是客史档案价值的真正体现。客户信息分析主要从以下几方面进行：(1)客户概况分析，包括客户层次、经济风险、爱好、习惯等;(2)客户忠诚度分析，主要指客户对酒店各项服务产品的认同度和购买热情;(3)客户利润分析，主要指客户消费不同产品的附加利润、总利润额、净利润等;(4)客户未来分析，包括客户数量、类别、潜在消费能力等未来发展趋势、争取客户的手段、方法等;(5)客户促销分析，包括广告、宣传、情感沟通计划等。(6)客户维护服务，客户的店庆、婚庆、厂庆、生日、客户特俗意义纪念节日、儿女升学等。

　　只有上述三项内容有机组成的客史档案才能形成一个完善的体系，构筑起酒店客户关系管理系统和客户忠诚系统的组合平台，实现客史档案为经营决策提供依据。

　　二、客史档案的建立与实施

　　在错综复杂、千头万绪的客户信息中提取出有效的信息，形成科学的客史档案是一项十分困难的工作。因此，客史档案的建立必须做到以下几点：

　　1、树立全店的档案意识

　　客史档案信息来源于日常的对客服务细节中，需要饭店全体员工高度重视，在对客服务的同时有意识地去收集，因此酒店在日常管理、培训中应向员工不断宣传客史档案的重要性，培养员工的档案意识，形成人人关注，人人参与收集客户信息的良好氛围。

　　2、建立科学的客户信息制度

　　把客户信息的收集、分析做为酒店日常工作的重要内容，在服务程序中将客户信息的收集、分析工作予以制度化、规范化。要求各部门各级管理者及对客服务的员工每天在接触顾客的过程中，必须将客户信息及需求填写到宾客意见表中，在日常服务中应给员工提示观察客人消费情况的要点。客房部员工在整理客房时应留意客人枕头使用的个数、茶杯中茶叶的类别、电视停留的频道、空调调节的温度数、客房配备物品的利用情况等。餐饮部员工可注意客人菜品选择的种类、味别，酒水的品牌。遗留菜品的数量，就餐过程中对酱油、醋、咸菜等的要求等，从这些细节中能够捕捉到客人的许多消费信息。同时应以班组为单位建立客户信息分析会议制度，每个员工参与，根据自身观察到的情况，对客人的消费习惯、爱好做出评价，形成有用的客史档案，在客人再次来店时可以针对性的实施。

　　3、形成计算机化管理

　　客史档案的管理必须纳入酒店计算机管理系统中。计算机管理系统中的客史档案应且备以下特点：第一：信息共享功能，通过酒店计算机管理系统达到客史档案的资源共享功能是客史管理的基本要求，对客各部门能够相互传递信息，才能发挥相应做用。第二：检索功能，便于随时补充、更改和查询。第三：及时显示功能，在酒店每个服务终端，输入客户基础数据，系统能够立即自动显示客人的'相关信息资料，并做为对客接待提供依据。

　　4、利用客史档案进行常规化的经营服务

　　酒店营销部门、公关部门应根据客史档案所提供的资料，加强与VIP客户、回头客、长期协作单位之间的沟通和联系，使之成为一项日常性的常规工作;可以通过经常性的回访、入住后征询意见、客户生日时赠送鲜花、节日期间邮寄贺卡、酒店主题活动、新的菜式产品推出时给予推荐等方式来拉近酒店与客户之间的关系，让客人感到亲切和尊重。

　　总之，酒店客史档案的管理和应用是一项系统性工程，需要酒店高度重视，积极挖掘，形成严密完整的体系，并对宾客日积月累的消费记录中进行各方面的分析，从而提供有利的决策依据，才能使之成为酒店经营决策的基石。